A_70_708_EA
Correct misalignment Change languages order
A/70/708 1601297E.docx (English)A/70/708 1601297A.docx (Arabic)
A/70/708A/70/708
United Nationsالأمــم المتحـدة
A/70/708A/70/708
General Assemblyالجمعية العامة
Distr.: GeneralDistr.: General
29 January 201629 January 2016
Original: EnglishArabic Original: English
A/70/708A/70/708
/2116-01297
16-01297/28
16-01297 (E) 110216100216 100216 16-01297 (A)
*1601297**1601297*
16-01297/28
/216-01297
Seventieth sessionالدورة السبعون
Agenda item 134البند 134 من جدول الأعمال
Programme budget for the biennium 2016-2017الميزانية البرنامجية لفترة السنتين 2016-2017
Progress on the implementation of a flexible workplace at United Nations Headquartersالتقدم المحرز في تطبيق الاستخدام المرن لأماكن العمل في مقر الأمم المتحدة
Report of the Secretary-Generalتقرير الأمين العام
Summaryموجز
The present report provides an update on the status of implementation of flexible workplace strategies since the issuance of the report of the Secretary-General on the comprehensive business case for the application of flexible workplace strategies at the United Nations (A/69/749).يعرض هذا التقرير آخر ما استجد من تطورات على حالة تنفيذ استراتيجيات الاستخدام المرن لأماكن العمل منذ صدور تقرير الأمين العام عن دراسة الجدوى الشاملة لتطبيق استراتيجيات الاستخدام المرن لأماكن العمل في الأمم المتحدة (A/69/749).
The report is submitted pursuant to section VII, paragraph 12, of General Assembly resolution 69/274 A and responds to requests contained in paragraphs 5, 6, 7 and 9 of that section.ويقدَّم التقرير عملا بالفقرة 12 من الجزء السابع من قرار الجمعية العامة 69/274 ألف ويستجيب للطلبات الواردة في الفقرات 5 و 6 و 7 و 9 من ذلك الجزء.
In January 2016, after the conclusion of the flexible workplace pilot project and following extensive consultations, the first phase of implementation started with the move of occupants of the 13th, 18th and 19th floors of the Secretariat Building to a flexible workplace environment in temporary space.وفي كانون الثاني/يناير 2016 وعقب الانتهاء من المشروع التجريبي للاستخدام المرن لأماكن العمل وإجراء مشاورات موسعة، بدأت المرحلة الأولى من التنفيذ بنقل شاغلي الطوابق 13 و 18 و 19 من مبنى الأمانة العامة إلى أماكن عمل مؤقتة مجهزة للاستخدام المرن.
The occupants are scheduled to move back to reconfigured space on their original floors at the end of March 2016.ومن المقرر عودة شاغلي هذه الطوابق إلى أماكن أعيدت تهيئتها في تلك الطوابق ذاتها في نهاية أذار/مارس 2016.
The next phase will start in April 2016 with the move of occupants of the 20th, 21st and 32nd floors to a flexible workplace environment in temporary space.وستبدأ المرحلة التالية في نيسان/أبريل 2016 بنقل شاغلي الطوابق 20 و 21 و 32 إلى أماكن عمل مؤقتة مجهزة للاستخدام المرن.
Those occupants will move back to reconfigured space on their original floors at the end of June 2016.وسيعود شاغلو هذه الطوابق إلى أماكن معاد تهيئتها في تلك الطوابق ذاتها في نهاية حزيران/يونيه 2016.
Discussions with other departments are under way to finalize plans for subsequent phases.والمناقشات جارية حاليا مع الإدارات لوضع خطط المراحل اللاحقة في صيغتها النهائية.
The outreach to and engagement with departments showed that the project involves substantial organizational change, in terms of both working methods and culture.وأظهرت عملية توعية الإدارات والتواصل معها أن المشروع يتطلب تغييرا تنظيميا كبيرا سواء من حيث أساليب العمل أو تغيير الثقافة.
Accordingly, the project team is adopting an incremental approach to implementation ensuring that flexible workplace solutions are customized to meet departments’ specific needs.ولذلك، ينتهج فريق المشروع حاليا نهجا متدرجا في التنفيذ يضمن تكييف حلول الاستخدام المرن لأماكن العمل لتلبي احتياجات العمل المحددة للإدارات.
In this way, the flexible workplace project is designed to have a positive impact on productivity, as requested by the General Assembly, and on staff satisfaction.ومن ثم، فإن مشروع أماكن العمل المرنة قد صمم بحيث يكون له تأثير إيجابي على الإنتاجية تنفيذا لما طلبته الجمعية العامة، وعلى شعور الموظفين بالارتياح.
A revision of construction costs reflecting the most recent available rates and the increased focus on customization of Secretariat floors has resulted in an increase in the estimated costs per floor for the project anticipated in the original business case.وأسفر تنقيحُ تكاليف التشييد لتعكس أحدث المعدلات المتاحة وزيادةُ التركيز على المواءمة الخصوصية لطوابق مبنى الأمانة العامة عن زيادة التكاليف المقدرة للمشروع لكل طابق عمّا كان متوقعا في دراسة الجدوى الأصلية.
Whereas it was anticipated in the report on the comprehensive business case that the Secretariat would be able to vacate three leased buildings as a result of the project, the revised business case set out in the present report is based on the assumption that the Secretariat will be able to discontinue leases in two commercially rented buildings in Manhattan in 2017 and 2018.فبينما ورد في التقرير المتعلق بدراسة الجدوى الشاملة توقعٌ بأن يكون بمقدور الأمانة العامة إخلاء ثلاثة مبان مستأجرة نتيجة للمشروع، فإن دراسة الجدوى المنقحة الواردة في هذا التقرير تقوم على افتراض أن يكون بوسع الأمانة العامة عدم تجديد عقدي إيجار اثنين من المباني المستأجرة استئجارا تجاريا في مانهاتن في عامي 2017 و 2018.
The costs of implementing the revised project will be offset entirely by reductions in rent and operating costs by 2023, following which these reductions will continue on a recurrent basis.وستُستوعب تكاليف تنفيذ المشروع المنقح استيعابا تاما بتخفيضات في تكاليف الاستئجار والتشغيل بحلول عام 2023، وبعد ذلك ستظل تلك التخفيضات تتحقق بشكل متكرر.
The General Assembly is requested to take note of the progress made in the implementation of a flexible workplace, to approve the revised project sequence and next steps, as described in sections VIII and XI of the report and to take note of the revised estimated cost of the project.ويُطلب من الجمعية العامة أن تحيط علما بالتقدم المحرز في تنفيذ نظام استخدام مرن لأماكن العمل والموافقة على تسلسل المشروع المنقح والخطوات التالية، على النحو المبين في الفرعين الثامن والتاسع من التقرير وأن تحيط علما بالتكلفة المقدرة المنقحة للمشروع.
The Assembly is also requested to approve the related resource requirements for the biennium 2016-2017 and to request the Secretary-General to submit the next report at the main part of its seventy-second session.ويطلب من الجمعية العامة أيضا أن توافق على الاحتياجات ذات الصلة من الموارد لفترة السنتين 2016-2017 وأن تطلب إلى الأمين العام أن يقدم تقريرا في الجزء الرئيسي من دورتها الثانية والسبعين.
I.أولا -
Introductionمقدمة
1.١ -
The present report provides an update on progress in the implementation of flexible workplace strategies since the issuance of the report of the Secretary-General on the comprehensive business case for the application of flexible workplace strategies at the United Nations (A/69/749).يعرض هذا التقرير أحدث المعلومات عن التقدم المحرز في تنفيذ استراتيجيات الاستخدام المرن لأماكن العمل منذ صدور تقرير الأمين العام عن دراسة الجدوى الشاملة لتطبيق استراتيجيات الاستخدام المرن لأماكن العمل في الأمم المتحدة (A/69/749).
The report is submitted pursuant to section VII, paragraph 12, of General Assembly resolution 69/274 A and responds to requests contained in paragraphs 5, 6, 7 and 9 of that section.ويقدَّم التقرير عملا بالفقرة 12 من الجزء السابع من قرار الجمعية العامة 69/274 ألف ويستجيب للطلبات الواردة في الفقرات 5 و 6 و 7 و 9 من ذلك الجزء.
The Assembly requested a review of project costs and a closer examination of personal technology requirements.وقد طلبت الجمعية العامة إجراء استعراضٍ لتكاليف المشروع وفحصٍ أكثر تعمقا للاحتياجات التكنولوجية الشخصية.
The outcome of this review is provided in paragraphs 37 and 38 below.وترد نتائج هذا الاستعراض في الفقرتين 37 و 38 أدناه.
2.٢ -
With respect to furniture and minor construction requirements, the project team has attempted to contain project costs by adopting an integrated and modular design and contracting process to optimize the results of a competitive solicitation and minimize the likelihood of change orders and cost escalations.وفيما يتعلق بالاحتياجات من الأثاث وأعمال التشييد المحدودة الحجم، فقد حاول فريق المشروع احتواء تكاليفه باعتماد تصميم متكامل ونمائطي modular (قائم على الوحدات النمطية الجاهزة) والسير في إجراءات للتعاقد للوصول إلى أفضل نتائج ممكنة لعملية طرح المناقصات والتقليل إلى أقصى حد من احتمال صدور أوامر تعديل وتصاعد التكاليف.
Opportunities for reuse of furniture and information technology equipment are considered in paragraph 61.وترد في الفقرة 61 مناقشة لفرص إعادة استخدام الأثاث ومعدات تكنولوجيا المعلومات.
3.٣ -
The impact of the project on productivity and staff morale is assessed on an ongoing basis through surveys conducted before and after transition to a flexible workplace environment in temporary space and after the move to the final location.ويجري بصورة مستمرة تقييم أثر المشروع على إنتاجية الموظفين وروحهم المعنوية من خلال استبيانات تنفذ قبل وبعد الانتقال إلى أماكن عمل مؤقتة مجهزة للاستخدام المرن وبعد الانتقال إلى الأماكن النهائية.
More detail on this subject and on complementarities with flexible working arrangements is provided in section VII below.ويرد مزيد من التفاصيل عن هذا الموضوع وعن أوجه التكامل مع ترتيبات العمل المرنة في الفرع السابع أدناه.
4.٤ -
The project owner of the strategic heritage plan in Geneva and his senior management colleagues are kept abreast of the project approach, feedback from pilot participants and staff and lessons learned by the Assistant Secretary-General for Central Support Services, who serves as the project owner of the flexible workplace project.ويقوم الأمين العام المساعد لخدمات الدعم المركزية، القيِّم على مشروع الاستخدام المرن لأماكن العمل، بموافاة القيّم على مشروع الخطة الاستراتيجية لحفظ التراث في جنيف وزملائه من كبار الموظفين بمعلومات أولا بأول عن النهج المتبع في المشروع وبآراء المشاركين في المرحلة التجريبية والموظفين والدروس المستفادة.
5.٥ -
With the move to temporary space of the occupants of the pilot space on the 18th and 19th floors of the Secretariat Building in January 2016, the pilot has ended.وبانتقال شاغلي الأماكن المستخدمة في المرحلة التجريبية في الطابقين 18 و 19 من مبنى الأمانة العامة إلى أماكن مؤقتة يكون المشروع التجريبي قد انتهى.
The lessons learned from the pilot are described in paragraph 26.وتتضمن الفقرة 26 وصفا للدروس المستفادة من المشروع التجريبي.
II.ثانيا -
Implementation of planned activities in 2015تنفيذ الأنشطة المقررة في عام 2015
A.ألف -
Establishing the project teamإنشاء فريق المشروع
6.٦ -
In accordance with the guidance and direction given by the General Assembly, the Secretariat proceeded to implement the activities outlined as the next steps in section XI of the previous report of the Secretary-General (A/69/749).وفقا للإرشادات والتوجيهات الصادرة عن الجمعية العامة، شرعت الأمانة العامة في تنفيذ الأنشطة الواردة بوصفها الخطوات التالية في الفرع الحادي عشر من التقرير السابق للأمين العام (A/69/749).
7.٧ -
The resources comprising the project team were assembled.وتم تجميع الموارد البشرية التي يتألف منها فريق المشروع.
The Design and Construction Manager (P-4) was on board in April 2015, the Project Manager (P-5) was on board in July 2015 and the Administrative Assistant (General Service (Other level)) was selected in August 2015.فقد بدأ مدير التصميم والتشييد (برتبة ف-4) عمله في نيسان/أبريل 2015 وبدأ مدير المشروع (برتبة ف-5) عمله في تموز/يوليه 2015 وتم تعيين المساعد الإداري (من فئة الخدمات العامة (الرتب الأخرى)) في آب/أغسطس 2015.
B.باء -
Contracting arrangementsالترتيبات التعاقدية
8.٨ -
The project required the provision of a number of contractual services, linking these services in ways that would:استلزم المشروع تقديم عدد من الخدمات التعاقدية، مع الربط بين هذه الخدمات بطرق من شأنها أن تمكن من:
(a)(أ)
Enable the assessment of workspace and support needs of individual departments on a floor-by-floor basis;تقييم أماكن العمل ودعم احتياجات فرادى الإدارات على أساس كل طابق على حدة؛
(b)(ب)
Enable the customization of floor designs to meet those needs, while ensuring an effective and efficient approach to contracting for design and construction services, allowing for customization while minimizing contractual changes.تكييف تصاميم الطوابق بحيث تلبي تلك الاحتياجات، مع ضمان اتباع نهج يتسم بالفعالية والكفاءة في التعاقد على خدمات التصميم والتشييد، مما يتيح عملية التكييف بالتزامن مع تقليل التعديلات التعاقدية إلى أدنى حد ممكن.
9.٩ -
As described in the previous report of the Secretary-General, the Secretariat engaged the services of consultants experienced in workplace redesign and transformation in large organizations.وعلى النحو المبين في التقرير السابق للأمين العام، تعاقدت الأمانة العامة مع خبراء استشاريين لديهم خبرة في إعادة تصميم أماكن العمل في المنظمات الكبيرة وتغيير هيئة تلك الأماكن.
The consultants have been assisting in the refinement and redesign of flexible workplace space designs and the project approach on the basis of feedback from pilot participants, internal communications, departmental engagement, work needs assessment and the conceptual design process.ويقوم هؤلاء الخبراء الاستشاريون بالمساعدة في صقل تصاميم أماكن العمل المرنة والنهج المتبع في المشروع وإعادة تصميمهما، وذلك استنادا إلى التعقيبات الواردة من المشاركين في المرحلة التجريبية والاتصالات الداخلية والتواصل مع الإدارات وتقييم احتياجات العمل وعملية التصميم النظري.
10.١٠ -
Building on the advances made under the capital master plan in terms of creating an open and modern office space environment, the Secretariat engaged the services of an architectural firm to render the conceptual floor designs into modular schematic designs for low-, mid- and high-rise floors of the Secretariat Building.واستثمارا لأوجه التقدم التي تحققت في إطار المخطط العام لتجديد مباني المقر من حيث تجهيز أماكن مفتوحة وحديثة للمكاتب، تعاقدت الأمانة العامة مع شركة معمارية لتحويل التصاميم النظرية للطوابق إلى تصاميم تخطيطية نمائطية للطوابق الدنيا والمتوسطة العليا لمبنى الأمانة العامة.
The modular designs allow the project team to adjust the composition of different space types and otherwise customize changes to floors according to the specific needs of departments, as well as to contract for the construction and reconfiguration services using established base prices and prices for modular additions and subtractions.ويتيح التصميم النمائطي لفريق المشروع تعديل تشكيل أنواع مختلفة من الأماكن ومواءمة التغييرات المدخلة على الطوابق وفقا للاحتياجات المحددة للإدارات، فضلا عن التعاقد على خدمات التشييد وإعادة التهيئة باستخدام الأسعار الأساسية المعمول بها وأسعار الوحدات النمطية المضافة والوحدات النمطية المنتقصة.
In this way, the Secretariat has been able to conduct a competitive solicitation process for the construction and reconfiguration services, using the modular approach to floor design before the designs are finalized, which takes place only after in-depth engagement with individual departments as the project proceeds from phase to phase.وتمكنت الأمانة العامة بهذه الطريقة من تنفيذ عملية تنافسية لطلب العروض لأداء خدمات التشييد وإعادة التهيئة، باستخدام النهج النمائطي في تصميم الطوابق قبل وضع التصاميم في شكلها النهائي، الذي لا يحدث إلا بعد التحاور المعمق مع فرادى الإدارات مع مُضي المشروع من مرحلة إلى أخرى.
11.11 -
The solicitation for construction and reconfiguration services is being issued in February 2016, and it is anticipated that a contract will be executed by April 2016.ويجري في شباط/فبراير 2016 طرح مناقصة لأداء خدمات التشييد وإعادة التهيئة، ويتوقع إبرام عقد بهذا الخصوص بحلول نيسان/أبريل 2016.
In order to maintain the project schedule, the swing space and first phase are making use of existing contracts.ولضمان سير تنفيذ المشروع حسب جدوله الزمني، تُستخدم العقود الحالية فيما يتعلق بالأماكن المؤقتة والمرحلة الأولى.
C.جيم -
Interdisciplinary working groupالفريق العامل المتعدد التخصصات
12.12 -
An interdisciplinary working group comprising participants from the Office of Human Resources Management, the Office of Communications and Information Technology, the Office of the Under-Secretary-General for Management and the Office of Central Support Services was assembled to guide the project at the working level.تم تشكيل فريق عامل متعدد التخصصات يضم مشاركين من مكتب إدارة الموارد البشرية ومكتب الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات ومكتب وكيل الأمين العام لشؤون الإدارة ومكتب خدمات الدعم المركزية، وذلك لتوجيه المشروع على مستوى التنفيذ.
The group has been meeting on a weekly basis since May 2015.ويجتمع هذا الفريق أسبوعيا منذ أيار/مايو 2015.
D.دال -
First phaseالمرحلة الأولى
13.13 -
A number of factors were considered in determining the scope and timing of the first phase of the project.روعي عدد من العوامل لدى تحديد نطاق المرحلة الأولى من المشروع وتوقيتاتها.
Sufficient time was needed to make contractual arrangements for the services required.وثمة حاجة إلى وقت كاف لإتمام الترتيبات التعاقدية للخدمات المطلوبة.
Seasonal workload patterns were taken into account as well as the ramp-up activities and implementation of Umoja in early November 2015.وأُخذت في الاعتبار الأنماط الموسمية لعبء العمل فضلا عن أنشطة المتابعة وتنفيذ نظام أموجا في أوائل تشرين الأول/نوفمبر 2015.
In discussions with the offices concerned, it was decided that the first phase would involve the 13th, 18th and 19th floors, comprising the Office of Information and Communications Technology, the Office of the United Nations High Commissioner for Human Rights and the Office of Human Resources Management.وفي مناقشات مع المكاتب المعنية، تقرر أن تشمل المرحلة الأولى الطوابق 13 و 18 و 19، التي يوجد فيها مكتب تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ومفوضية الأمم المتحدة لحقوق الإنسان ومكتب إدارة الموارد البشرية.
14.14 -
In the first phase, all occupants of those floors moved to a flexible workplace environment in temporary space in early January 2016 and are scheduled to move back to reconfigured space on their original floors in late March.وتم في المرحلة الأولى نقل جميع شاغلي هذه الطوابق إلى أماكن عمل مؤقتة مجهزة للاستخدام المرن في مطلع كانون الثاني/يناير 2016 ومن المقرر عودة هؤلاء إلى أماكن أعيدت تهيئتها في طوابقهم الأصلية في أواخر أذار/مارس.
15.15 -
The project team decided to use a generic approach to the design of the temporary space to avoid the costs and delays of reconfiguration between phases.وقرر فريق المشروع اتباع نهج عمومي في تصميم الأماكن المؤقتة لتجنب تكاليف وتأخيرات إعادة التهيئة بين المراحل.
Moving costs are reduced, because in a flexible workplace environment staff take their own laptop computers, and moves involve mainly stored and shared resources.وخفِّضت تكاليف الانتقال لأن موظفي أماكن العمل المرنة يأخذون معهم حواسيبهم النقالة ويستخدمون موارد مختزنة ومشتركة بشكل رئيسي.
The design of the temporary swing space has meant that staff have been able to practise operating in the new environment and to determine what specific measures and protocols would work when they move back to their reconfigured floors.ويدل تصميم الأماكن المؤقتة على أن الموظفين استطاعوا التدرب على أداء العمل في البيئة الجديدة وتحديد التدابير والبروتوكولات المحددة التي ستصلح للاستخدام عند عودتهم إلى طوابقهم بعد إعادة تهيئتها.
E.هاء -
Departmental engagementالتواصل مع الإدارات
16.16 -
The process of engagement with departments on the project started in June 2015 through a sequence of meetings with department heads.بدأت عملية التواصل مع الإدارات بشأن المشروع في حزيران/يونيه 2015 من خلال سلسلة من الاجتماعات مع رؤساء الإدارات.
The purpose of the meetings was to explain the main aspects and rationale of the flexible workplace project and to establish points of contact in each department and office for follow-up, with in-depth discussions to identify specific departmental requirements.وكان الغرض من الاجتماعات توضيح الجوانب الرئيسية والأساس المنطقي لمشروع الاستخدام المرن لأماكن العمل وتعيين منسقين في كل إدارة ومكتب للمتابعة، مع إجراء مناقشات متعمقة للوقوف على الاحتياجات المحددة للإدارات.
These interactions with departments showed that there was a need for greater than anticipated specific tailored adjustments, including, for example, to front offices areas and enclosed spaces for small meetings of two or three people.وأظهر هذا التواصل مع الإدارات أن هناك حاجة لقدر أكبر مما كان متوقعا من التعديلات المحددة المصممة خصيصا، بما فيها، مثلا، مناطق المكاتب الأمامية والأماكن المغلقة المخصصة للاجتماعات الصغيرة بين شخصين أو ثلاثة أشخاص.
Consequently a greater customization of floors was required than had initially been anticipated.وتطلب هذا الأمر إخضاع الطوابق لتعديلات أكبر مما كان متوقعا في بادئ الأمر.
17.17 -
These initial high-level discussions were followed by a series of articles geared towards staff at large on the Secretariat’s intranet (iSeek) to explain why the Organization is implementing flexible workplace strategies, what a flexible workplace is and how to work in such an environment.وقد صدرت عقب هذه المناقشات الأولية الرفيعة المستوى مجموعة من المقالات الموجهة إلى عموم الموظفين عبر الشبكة الداخلية للأمانة العامة (iSeek) لشرح سبب تنفيذ المنظمة لاستراتيجيات الاستخدام المرن لأماكن العمل وما هي أماكن العمل المرنة وكيفية العمل في هذه البيئة.
18.18 -
Reactions to these articles reflected concerns regarding the changes that the flexible workplace will bring to the overall operational environment and daily work routines of staff as well as the level of anxiety of some staff towards this change.وعكست ردود الفعل على هذه المقالات وجود مشاعر قلق مما ستجلبه أماكن العمل المرنة من تغيير على بيئة العمل بشكل عام وأنماط العمل الاعتيادية اليومية للموظفين فضلا مستوى انزعاج بعض الموظفين من هذا التغيير.
It became clear that a more intense change management and engagement process was required.وغدا من الواضح أن هناك حاجة لعملية أكثر عمقا من إدارة التغيير والتواصل.
III.ثالثا -
Assessment of departmental requirements and customization processتقييم احتياجات الإدارات وعملية تكييف التصاميم
19.19 -
Each department is requested to designate a primary focal point on a floor-by-floor basis.يُطلب من كل إدارة أن تعيّن منسقا رئيسيا في كل طابق.
These focal points need to be familiar with the overall departmental structure, the kinds of work undertaken, the work style of each group and other main aspects of their operations.ويجب أن يكون لهؤلاء المنسقين إلمام بالهيكل العام لكل إدارة وبأنواع العمل المضطلع به وبأسلوب عمل كل مجموعة وبغير ذلك من الجوانب الرئيسية في عملياتها.
They also identify the different groups on each floor and find key people in each group who can assist with in-depth needs assessment.ويحدد هؤلاء المنسقون أيضا مختلف المجموعات في كل طابق ويختارون من كل مجموعة أشخاصا أساسيين يمكنهم المساعدة في التقييم المتعمق للاحتياجات.
20.20 -
The focal points and other key people in each group are issued a survey to gather information in three broad areas:ويعطى للمنسقين وغيرهم من الأشخاص الأساسين في كل مجموعة استبيان تُجمع بواسطته معلومات عن ثلاثة مجالات عامة هي:
(a)(أ)
Work styles, looking at different parameters of whether work is predominantly predictable and routine or unpredictable and ad hoc, the mix of individual versus collaborative work, the frequency and size of meetings and whether participants are primarily internal to the group or include external participants;أساليب العمل، مع استقصاء معطيات مختلفة تتمثل في ما إذا كان العمل في معظمه اعتياديا ويمكن التنبؤ به أو ظرفيا ولا يمكن التنبؤ به، ومزيج العمل الفردي مقابل العمل التعاوني، ووتيرة الاجتماعات وحجمها وما إذا كان المشاركون فيها منتمين للمجموعة بشكل رئيسي أم يضمون بينهم مشاركين خارجيين؛
(b)(ب)
The technology needs of the group;الاحتياجات التكنولوجية للمجموعة؛
(c)(ج)
The special space needs, including storage and the frequency and kinds of visitors, for example, officials from other departments or delegates from permanent missions.الاحتياجات المكانية الخاصة، بما فيها احتياجات التخزين ووتيرة قدوم الزوار وأنواعهم، كمسؤولي الإدارات الأخرى أو مندوبي البعثات الدائمة.
21.21 -
If necessary, the project team also convenes focus groups drawing participants from within the work groups to gain a better understanding of specific topics if survey results are mixed or inconclusive.وإذا دعت الضرورة، ينظم فريق المشروع أيضا مجموعات تركيز تضم مشاركين من داخل مجموعات العمل للتوصل إلى فهم أفضل لمواضيع محددة إذا كانت نتائج الاستبيان متفاوتة أو غير قاطعة.
22.22 -
The project team also consults with the elected staff representatives of the offices and departments to explain the engagement and design process and solicit their input.ويتشاور فريق المشروع أيضا مع الممثلين المنتخَبين لموظفي الإدارات والمكاتب لشرح عملية التواصل والتصميم ولطلب مدخلاتهم.
23.23 -
Drawing on information gathered from the surveys, interviews and focus groups, the project team condenses the information gathered into summarized narratives of the work needs analyses.وبالاستناد إلى المعلومات المستمدة من الاستبيانات والمقابلات ومجموعات التركيز، يلخص فريق المشروع المعلومات المستقاة في موجزات سردية تتضمن تحليلات احتياجات العمل.
These narratives are then discussed with the focal points, key people and staff representatives to ensure that they accurately describe and reflect the work of the groups.ثم تناقَش تلك الموجزات السردية مع المنسقين والأشخاص الأساسيين وممثلي الموظفين للتأكد من أنها تصف عمل المجموعات وتعكسه بدقة.
Adjustments are made as necessary until all parties agree that the narratives are accurate.وتجرى تعديلات حسب الاقتضاء إلى أن تتفق جميع الأطراف على دقة الموجزات السردية.
24.24 -
The individual needs analyses are merged to produce an overall needs analysis for each floor reflecting the requirements of all groups intended to occupy the floor.وتُجمَع تقييمات الاحتياجات معاً لإعداد تحليل عام لاحتياجات كل طابق على حدة، يعكس احتياجات كل المجموعات المقرر لها أن تشغل ذلك الطابق.
The project team then converts the work needs analyses into floor design options that contain the appropriate mix of flexible workplace and other support space types and presents them to the focal points.ثم يحول فريق المشروع تحليلات احتياجات العمل إلى خيارات لتصميم الطوابق تتضمن المزيج الملائم من أماكن العمل المرنة وغيرها من أنواع أماكن الدعم ويعرضها على المنسقين.
Discussions continue among the project team, focal points, other key people and staff representatives until agreement is reached on the final floor designs.وتتواصل المناقشات بين فريق المشروع والمنسقين والأشخاص الأساسيين وممثلي الموظفين إلى حين التوصل إلى اتفاق على التصاميم النهائية للطوابق.
25.25 -
The timing of this phase of engagement with departments is arranged to be sufficiently close to the implementation date to ensure full engagement and with sufficient lead time for designs to be approved before the move to temporary space.ويحدَّد توقيت هذه المرحلة من التواصل مع الإدارات ليكون قريبا بما يكفي من موعد التنفيذ لضمان المشاركة التامة مع إتاحة الوقت الكافي لتتم الموافقة على تلك التصاميم قبل الانتقال إلى الأماكن المؤقتة.
IV.رابعا -
Space typesأنواع الأماكن
26.26 -
The feedback gathered from participants in the pilot project and general input from staff has led to a number of refinements in the project space types.أدت التعليقات التي جُمعت من المشاركين في المشروع التجريبي والمدخلات العامة المقدمة من الموظفين إلى إجراء عدد من التنقيحات على أنواع الأماكن المدرجة في المشروع.
It became apparent that more and better personal storage would be needed than was provided in the pilot project.وقد بدا أن من الضروري توفير وحدات تخزين شخصية أكثر عددا وأحسن جودة مما تم توفيره في المشروع التجريبي.
It was also clear that changes were needed to ensure proper behaviour in the quiet zones to reduce distractions and support focused work.واتضح أيضا أنه لا بد من إجراء تغييرات لضمان السلوك الملائم في المناطق الهادئة للحد من أسباب تشتيت الانتباه ودعم التركيز في العمل.
Changes were also made to the working lounge designs.كما أجريت تغييرات على تصاميم الاستراحات.
Compared with the pilot project, working lounges would contain less low-level seating and more normal-height seating, and some of the sofa seating would be replaced with booth-style spaces to be more functional as meeting spaces for small groups.ومقارنة بالمشروع التجريبي، ستحتوي الاستراحات على عدد أقل من أماكن الجلوس المنخفضة وعدد أكبر من المقاعد ذات الارتفاع العادي، وسيستعاض عن بعض كنبات الجلوس بأماكن في شكل مقصورات لتكون أصلح للاستعمال في اجتماعات المجموعات الصغيرة.
The project also provides small enclosed spaces intended for private meetings for two or three people.ويوفر المشروع أيضا أماكن صغيرة مغلقة لأغراض الاجتماعات الخاصة بين شخصين أو ثلاثة.
27.27 -
Whereas in the pilot project only one type of collaboration zone and one type of quiet or focus zone was provided, taking advantage of the entire floor in the Secretariat Building, as illustrated in the annex, the revised project design provides a greater variety of different space types.وفي حين أنه لم يتم في المشروع التجريبي إلا توفير منطقة واحدة من مناطق التعاون ونوع واحد من المناطق الهادئة أو مناطق التركيز، فإن تصميم المشروع المنقح يتيح مزيدا من التنوع في أشكال أماكن العمل، مستفيدا من مساحة الطابق بكامله في مبنى الأمانة العامة على النحو المفصل في المرفق الأول.
These are outlined below.ويرد أدناه عرض مجمل لتلك الأشكال.
A.ألف -
Primary zoneالمناطق الأساسية
28.28 -
The primary work zone is primarily for team-based work but will also support individual work as required.مناطق العمل الأساسية هذه مخصصة بشكل رئيسي لعمل الأفرقة، ولكنها ستكون مناسبة أيضا للعمل الفردي عند الاقتضاء.
These zones will be located in high-traffic areas.وتقع هذه المناطق في الأماكن التي بها حركة مشاة كثيفة.
Since the visibility of colleagues is a key element in the intended function of this space, partitions are low.وبما أن إمكانية رؤية الزملاء عنصر أساسي في الوظيفة المزمعة لهذا الحيز، فإن الجدران الفاصلة منخفضة الارتفاع.
A number of the workstations have variable-height work surfaces, and all are equipped with double monitors.وتوجد في عدد من محطات العمل أسطح يمكن تغيير ارتفاعها، وجميعها مجهز بشاشات حاسوبية مزدوجة.
Conversations and phone calls are expected (i.e. these are not intended to be quiet zones).ومن المتوقع أن تجري في تلك المناطق محادثات ومكالمات هاتفية (بمعنى أنها ليست مصممة لتكون مناطق هادئة).
B.باء -
Flexible zoneالمناطق المرنة
29.29 -
Workspaces in the flexible zones are intended primarily for individual work.أماكن العمل الواقعة في المناطق المرنة مخصصة أساسا للعمل الفردي.
Therefore they are being located in lighter-traffic areas and have medium-height partitions to give some privacy.ولذلك تقام هذه المناطق في أماكن ذات حركة مشاة أقل ولها جدران فاصلة متوسطة الارتفاع لإتاحة قدر من الخصوصية.
A number of the workstations have variable-height surfaces, and all work surfaces are equipped with double monitors.وتوجد في عدد من محطات العمل أسطح يمكن تغيير ارتفاعها، وجميع هذه الأسطح مجهز بشاشات حاسوبية مزدوجة.
Since work in those areas will be flexible, conversations and phone calls are expected.وبما أن العمل في هذه المناطق سيكون مرنا، فمن المتوقع أن تشهد محادثات ومكالمات هاتفية.
C.جيم -
Mobile zoneالمناطق المتحركة
30.30 -
Mobile zones are intended for short-term use, for example between meetings, and can support team interaction as required.أعدت هذه المناطق للاستخدام القصير الأجل، من قبيل استخدامها بين الاجتماعات على سبيل المثال، ويمكنها أن تدعم أعمال الأفرقة عند الاقتضاء.
They are being located in high-traffic areas, some clustered near floor entry areas and others distributed throughout the floor.وهي تقام في أماكن تشهد حركة مشاة كثيفة، ويجمّع بعضها قرب مدخل الطابق وتوزع أخرى في سائر أرجائه.
The individual workspaces are slightly narrower than the other spaces, a number of them have variable-height work surfaces, and they are all equipped with single monitors.وأماكن العمل الفردية أضيق بقليل من الأماكن الأخرى، وتوجد في بعضها مناضد يمكن تغيير ارتفاعها وكلها مجهز بشاشات حاسوبية منفردة.
Visibility between colleagues is important in this zone, so there are no partitions between workspaces.ورؤية الزملاء بعضهم بعضا ذات أهمية في هذه المنطقة، ولذلك فإن الجدران الفاصلة منخفضة.
Conversations and phone calls are expected.ومن المتوقع أن تشهد محادثات ومكالمات هاتفية.
D.دال -
Quiet zoneالمنطقة الهادئة
31.31 -
In the Secretariat Building, the quiet zone for focused work will be configured on the narrower west side of the building.في مبنى الأمانة العامة، ستهيأ المنطقة الهادئة المخصصة للعمل الذي يستلزم تركيزا، على الجانب الضيق الواقع في غرب المبنى.
This helps to keep pedestrian traffic to a minimum and thus aids in enforcing the behaviour guidelines essential to the efficient working of the quiet zones.ويساعد ذلك في إبقاء حركة المشاة في حدها الأدنى، ومن ثم في إنفاذ المبادئ التوجيهية المتعلقة بالسلوك الضروري لأداء المنطقة الهادئة وظائفها بكفاءة.
Those areas are designed primarily for focused work and do not support collaboration.وهذه المناطق مصمَّمة أساسا للعمل الذي يستلزم تركيزا ولا تناسب العمل المشترك.
They are similar in function to a quiet car on a train or a study space in a public library.وهي مماثلة في وظيفتها للعربات الهادئة في القطارات أو أماكن الدراسة في المكتبات العامة.
The desks are designed to afford visual privacy, with higher partitions, fabric side panels and angled surfaces.وصُممت المكاتب لإتاحة الانفراد، إذ جهزت بجدران فاصلة أكثر ارتفاعا وألواح جدارية جانبية من القماش ومناضد ذات زوايا.
A number of the work surfaces are of variable height, and all workspaces are equipped with double monitors.ويمكن تغيير ارتفاع أسطح عدد من مناضد العمل، وجميع المناضد مجهزة بشاشات حاسوبية مزدوجة.
Desk phones are not being provided, and conversations and phone calls are strongly discouraged.ولن تتاح هواتف مكتبية ويشجَّع بشدة على عدم إجراء محادثات أو مكالمات هاتفية فيها.
E.هاء -
Enclosed boothsالمقصورات المغلقة
32.32 -
Enclosed booths are intended for short-term use, primarily for tasks that demand privacy, such as confidential phone calls or individual videoconferences.أعدت هذه المقصورات للاستخدام القصير الأجل، ولا سيما لإنجاز المهام التي تتطلب الانفراد، مثل المكالمات الهاتفية السرية أو المداولات الفردية بالفيديو.
They are intended mainly for individual work of short duration.وهذه المقصورات معدة بالدرجة الأولى للعمل الفردي لمدة قصيرة.
They are being distributed throughout the floor but will be located mainly along the core of the building.وتتوزع في سائر أرجاء الطابق ولكن معظمها سيقام على طول قلب المبنى.
Most work surfaces are at a height suitable for seated work and are equipped with dual monitors and desk phones.ومناضد العمل فيها ذات ارتفاع مناسب للعمل في وضع الجلوس، وهي مجهزة بشاشات حاسوبية مزدوجة وبهواتف مكتبية.
F.واو -
Enclosed meeting suitesأجنحة الاجتماعات المغلقة
33.33 -
Enclosed meeting suites are intended predominantly for teamwork, whether for short meetings or extended work sessions, and are of varying sizes.هذه الأجنحة مخصصة بالدرجة الأولى لعمل الأفرقة، سواء لعقد اجتماعات قصيرة أو جلسات عمل مطولة، ولها أحجام متنوعة.
They are situated mainly between corner Director offices, near the north or south end of the core of the building or close to elevator lobbies.ويقام معظمها بين مكاتب المديرين في الزوايا الواقعة قرب الطرفين الشمالي والجنوبي من قلب المبنى أو بالقرب من ردهات المصاعد.
They are primarily for seated work and are equipped with power and data ports and large wall-mounted monitors as required.وهي أماكن معدة أساسا للعمل في وضع الجلوس ومجهزة بمنافذ للكهرباء والبيانات وبشاشات كبيرة مركبة على الجدران حسب الضرورة.
G.زاي -
Open collaboration zones, including working loungesمناطق التعاون المفتوحة، بما فيها استراحات العمل
34.34 -
A number of spaces on the floors have different arrangements of loose furniture to support informal meetings.يحتوي عدد من الأماكن في الطوابق على تشكيلات مختلفة من قطع الأثاث المتفرقة لاستخدامها في الاجتماعات غير الرسمية.
In addition, the working lounges are typically located in the north-west and south-east corners of the floors.وبالإضافة إلى ذلك، تقع استراحات العمل الرئيسية عموما في الزاويتين الشمالية الغربية والجنوبية الشرقية من الطوابق.
They are intended for short-term use, whether for lunch, standing work, informal team meetings or discussions or social gatherings.وهي مصممة للاستخدام القصير المدة، سواء لتناول وجبات الغذاء أو للعمل في وضع الوقوف أو للاجتماعات والمناقشات غير الرسمية التي تعقدها الأفرقة أو للقاءات الاجتماعية.
They provide a mix of standing and seated options with power and data ports, and respect for nearby work areas is encouraged.وهي تتيح مزيجا من خيارات الوقوف أو الجلوس، وبها منافذ للكهرباء والبيانات، ويشجَّع فيها على احترام أماكن العمل القريبة منها.
H.حاء -
Offices of Under-Secretaries-General, Assistant Secretaries-General and Directorsمكاتب وكلاء الأمين العام والأمناء العامين المساعدين والمديرين
35.35 -
The project team will engage with all departments to determine their requirements for enclosed offices.سيُجري فريق المشروع اتصالات مع جميع الإدارات للوقوف على احتياجاتها فيما يتعلق بالمكاتب المغلقة.
The initial assumption of the project team is that departments will wish to retain their existing enclosed spaces, as they not only provide privacy and allow for the confidential activities of senior officials, but also serve as reception areas for high-level visitors.ويَفترض فريق المشروع مبدئيا أن الإدارات سترغب في الاحتفاظ بأماكنها المغلقة الحالية لأنها لا توفر فقط الخصوصية وتتيح مزاولة الأنشطة السرية لكبار المسؤولين، ولكنها تُستخدم أيضا لاستقبال الزوار الرفيعي المستوى.
Since the flexible workplace project is creating space efficiencies, thereby allowing departments to co-locate staff currently in leased annex buildings in the Secretariat, it is the general assumption of the project team that Under-Secretary-General, Assistant Secretary-General and D-2 offices will be retained for their use and that D-1 offices will be shared.وبما أن مشروع أماكن العمل المرنة يحقق أوجه كفاءة في استخدام الأماكن، ومن ثم يمكّن الإدارات من إيواء الموظفين العاملين حاليا في المباني الملحقة المستأجرة في أماكن مشتركة في مبنى الأمانة العامة، فإن فريق المشروع يفترض بصفة عامة أن وكلاء الأمين العام والأمناء العامين المساعدين والمديرين برتبة مد-2 سيواصلون استعمال مكاتبهم وأن المديرين برتبة مد-1 سيستعملون المكاتب بالاشتراك مع غيرهم من المديرين بنفس الرتبة.
Departments will have the option to make modifications, for example, to reconfigure the enclosed offices to serve as meeting rooms when the senior officials are not using them.وسيتاح للإدارات خيار إجراء تعديلات من قبيل إعادة تهيئة المكاتب المغلقة لاستخدامها كقاعات للاجتماع عندما لا يستخدمها كبار المسؤولين.
This is at the discretion of each department according to its needs.وسيكون ذلك متروكا لتقدير كل إدارة وفقا لاحتياجاتها.
I.طاء -
Other spacesالأماكن الأخرى
36.36 -
Other spaces, as required, include reception areas, special storage areas and other special spaces tailored to the needs of the specific department.تشمل الأماكن الأخرى، حسب الاقتضاء، أماكن الاستقبال وأماكن التخزين الخاصة والأماكن الخاصة الأخرى المصمَّمة وفقا لاحتياجات كل إدارة على حدة.
V.خامسا -
Flexible workplace technologyتكنولوجيا أماكن العمل المرنة
37.37 -
Considering the experiences of pilot project participants and the concerns expressed by Member States in General Assembly resolution 69/274 A, section VII, paragraph 5, the working group agreed that the standard personal technology package for each staff member would consist of only a laptop computer.اتفق الفريق العامل، واضعا في اعتباره تجارب المشاركين في المشروع التجريبي والشواغل التي أعربت عنها الدول الأعضاء في الفقرة 5 من الجزء السابع من قرار الجمعية العامة 69/274 ألف، على أن المشروع لن يتيح إلا حاسوبا حجريا لكل موظف كحزمة شخصية موحدة من أدوات التكنولوجيا.
Smartphones would not be considered as a standard provision.ولن تعتبر الهواتف الذكية من التجهيزات الموحدة.
The existing desk phones in the Secretariat and other buildings will be installed on the reconfigured floors.وستستعاد الهواتف المكتبية المتوفرة في مبنى الأمانة العامة وغيره من المباني وسيتم تركيبها في الطوابق التي سيعاد تهيئتها.
The project will not require any additional desk phones, and existing monitors and large-screen equipment are being reused to the extent possible.ولن يتطلب المشروع أي هواتف مكتبية إضافية، كما يعاد حاليا استعمال الشاشات الحاسوبية والشاشات الكبيرة الموجودة قدر المستطاع.
The estimated costs for subsequent phases of the project have been adjusted to reflect the elimination of smartphones and to take into account the average cost of laptop computers over the duration of the project.وقد تم تعديل التكاليف التقديرية للمراحل اللاحقة من المشروع لتعكس الاستغناء عن الهواتف الذكية ولتضع في الحسبان متوسط تكلفة الحواسيب الحجرية على مدى فترة المشروع.
38.38 -
The Office of Information and Communications Technology is studying the use of soft phones for possible implementation.ويدرس مكتب تكنولوجيا المعلومات والاتصالات حاليا إمكانية استخدام الهواتف البرمجية.
A soft phone is an application that runs on a laptop or desktop computer that, with the addition of a headset, is convenient to use and has the potential to replace many desk phones.والهواتف البرمجية تطبيقات تعمل على الحواسيب الحجرية أو المنضدية، ويسهل استعمالها بإضافة سماعة وميكروفون، ويمكنها أن تحل محل العديد من الهواتف المكتبية.
VI.سادسا -
Communications planخطة الاتصالات
39.39 -
A communications strategy is being carried out to address the areas of concern expressed by department heads and staff.تنفَّذ حاليا استراتيجيةٌ للاتصالات بغية معالجة الشواغل التي أعرب عنها رؤساء الإدارات والموظفون.
The themes fall into three broad categories.وتنقسم مواضيع الاتصالات إلى ثلاث فئات عامة.
40.40 -
First, topics related to the main concepts underpinning the flexible workplace have been addressed.فأولا، تم تناول المواضيع ذات الصلة بالمفاهيم الرئيسية التي تقوم عليها أماكن العمل المرنة.
These include flexible and shared seating, the handling of privacy and confidential materials, how to choose work zones, the different workspace types and the process of departmental engagement and customization of floors to a department’s needs.وهي تشمل الاشتراك في أماكن الجلوس ومرونتها، وتناوُل مسائل الخصوصية والمواد السرية، وكيفية اختيار مناطق العمل، ومختلف أنواع أماكن العمل، وعملية التواصل مع الإدارات، وتكييف تصاميم الطوابق مع احتياجات الإدارات.
41.41 -
A second sequence of topics has dealt with the personal impact of the project.وتناولت سلسلة ثانية من المواضيع مسائل الأثر على الأفراد.
These include managing noise and disturbance, personal storage, personal technology and how to find colleagues who may not be in the same workspace throughout the day.وهي تشمل التعامل مع الضجيج والإزعاج، ووحدات التخزين الشخصية، ومعدات التكنولوجيا الشخصية، وكيفية العثور على الزملاء الذين قد لا يكونون دائما في مكان العمل نفسه طوال اليوم.
The first two sequences of topics were considered to be of interest to all staff and related articles were posted on iSeek in November and December 2015.وقد اعتُبرت أُولى السلستين من المواضيع ذات أهمية بالنسبة لجميع الموظفين ونُشرت المقالات المتعلقة بها على الموقع الشبكي الداخلي iSeek خلال شهري تشرين الثاني/نوفمبر وكانون الأول/ديسمبر 2015.
42.42 -
Finally, a sequence of messages was directed at helping to prepare individuals for their moves to the temporary flexible workplace environment.وأخيرا، توجَّه سلسلة من الرسائل من أجل إعداد الأفراد للانتقال إلى بيئة أماكن العمل المرنة المؤقتة.
Those messages dealt with the logistics of moving and the clean-desk policy and explained the pre- and post-move surveys administered to assess staff satisfaction with the changes and the process.وتتناول هذه الرسائل الجوانب اللوجستية للانتقال، وسياسات المكتب النظيف، وتشرح الاستبيانات التي توجه قبل الانتقال وبعده لتقييم رضا الموظفين عن التغييرات وعن العملية ككل.
The messages were sent as direct e-mails in November and December 2015 to the staff participating in the first phase and will be sent to staff participating in subsequent phases as the project progresses.وبُعثت هذه الرسائل مباشرة بالبريد الإلكتروني في شهري تشرين الثاني/نوفمبر وكانون الأول/ديسمبر 2015 إلى الموظفين المشاركين في المرحلة الأولى، وستُرسل إلى الموظفين المشاركين في المراحل اللاحقة مع تقدم خطوات المشروع.
43.43 -
Since December 2015, the project team has also been hosting regular tours of the primary flexible workplace swing space to demonstrate the different space types and provide staff and managers with general ideas on the possibilities for customization.ومنذ كانون الأول/ديسمبر 2015، يستضيف فريق المشروع أيضا جولات منتظمة في الحيز المؤقت الرئيسي المخصص لأماكن العمل المرنة لعرض مختلف أنواع الأماكن وتقديم أفكار عامة للموظفين والمديرين عن إمكانيات تكييف تصاميمها.
Staff can register for these tours through an online event registration tool.ويمكن للموظفين أن يسجلوا أنفسهم للمشاركة في هذه الجولات بواسطة أداة متاحة على الإنترنت.
44.44 -
It is the intention of the project team to issue articles of general interest marking major project milestones, such as when phases are started or completed.ويعتزم فريق المشروع أن يصدر مقالات موضع اهتمام عام تصادف المعالم الرئيسية التي يبلغها المشروع، مثل بدء المراحل أو الانتهاء من إنجازها.
VII.سابعا -
Impact on productivityأثر المشروع على الإنتاجية
A.ألف -
Productivityالإنتاجية
45.45 -
The assessment of productivity was undertaken through the administration of the workplace performance index (WPI) developed by the consultancy firm contracted to assist with the redesign of the workplace and the transformation to a flexible workplace.تم الاضطلاع بتقييم الإنتاجية من خلال استقصاء مؤشر أداء أماكن العمل الذي وضعته المؤسسة الاستشارية التي تم التعاقد معها للمساعدة في عملية إعادة تصميم أماكن العمل وتحويلها إلى أماكن عمل مرنة.
The WPI is administered anonymously, captures the demographics of survey participants and measures how and where employees spend their time, how effectively the spaces they use support their work and their overall impression of the workplace and work environment.ويجري استقصاء مؤشر أداء أماكن العمل دون الكشف عن هوية المشاركين فيه، ويجري من خلاله جمع بياناتهم الديمغرافية وقياس كيفية وأماكن قضاء الموظفين وقتهم، ومدى فعالية الدعم الذي تتيحه الأماكن التي يستخدمونها لأعمالهم، وانطباعاتهم العامة عن أماكن العمل وبيئته.
The core questions of the WPI have been statistically tested, and measures of space effectiveness and individual attribute scores have been shown to be both valid and reliable.وأجري اختبار إحصائي للأسئلة الجوهرية التي تضمنها استقصاء مؤشر أداء أماكن العمل، وتبينت صحة وموثوقية مقاييس فعالية الأماكن ودرجات السمات الفردية.
Industry surveys confirm that it is a reliable indicator of the impact on productivity for these types of workplace transformation initiatives.وتؤكد الدراسات الاستقصائية التي أجريت في هذا القطاع أن مؤشر أداء أماكن العمل مؤشر موثوق به في تحديد الأثر على الإنتاجية بالنسبة لهذه الأنواع من مبادرات تحويل أماكن العمل.
46.46 -
In November 2014, the WPI was administered randomly to over 4,000 New York-based staff members and more than 850 responses were received.وفي تشرين الثاني/نوفمبر 2014، وُزع استقصاء مؤشر أداء أماكن العمل عشوائيا على أكثر من 000 4 من الموظفين العاملين في نيويورك، وورد ما يزيد عن 850 ردا عليه.
In December 2015, staff members participating in the first phase were asked to complete the WPI prior to moving into the flexible workplace environment.وفي كانون الأول/ديسمبر 2015، طُلب من الموظفين المشاركين في المرحلة الأولى أن يجيبوا على الاستقصاء قُبيل الانتقال إلى بيئة أماكن العمل المرنة.
After moving and again once they have worked in the new environment for several months, this group of staff members will be asked to complete the WPI again.وبعد ذلك الانتقال، وبعد العمل في بيئة أماكن العمل المرنة عدة شهور، ستُطلب من نفس المجموعة من الموظفين الإجابة على أسئلة الاستقصاء مرة أخرى.
47.47 -
The approach of administering the WPI both before and after the transition to the flexible workplace environment allows the Organization to better determine the impact of the new environment on workplace satisfaction and to address the matter of productivity as requested by the General Assembly.ومن خلال نهج استقصاء مؤشر أداء أماكن العمل قبل الانتقال إلى بيئة أماكن العمل المرنة وبعده، تستطيع المنظمة تحديد أثر البيئة الجديدة على رضا الموظفين عن أماكن عملهم، ومعالجة مسألة الإنتاجية على نحو ما طلبته الجمعية العامة.
The responses to the WPI will be analysed and reported as part of the next progress report of the Secretary-General.وسيتم تحليل الإجابات على استقصاء مؤشر أداء أماكن العمل وإدراجُها في التقرير المرحلي المقبل للأمين العام.
B.باء -
Staff well-beingرفاه الموظفين
48.٤٨ -
The number of sick leave days (certified and uncertified) is used as a proxy indicator for staff well-being.يستخدم عدد أيام الإجازة المرضية (الموثقة وغير الموثقة بشهادة طبية) كمؤشر غير مباشر على رفاه الموظفين.
With this approach, data from the period before the implementation of the flexible workplace pilot is compared with data after implementation.وفي إطار هذا النهج، تتم مقارنة بيانات فترة ما قبل المشروع التجريبي للاستخدام المرن لأماكن العمل مع بيانات فترة ما بعد تنفيذ المشروع التجريبي.
49.٤٩ -
The pilot population consisted of 58 staff members in the Office of Human Resources Management who joined the Organization prior to November 2013 and who were still part of the flexible workplace pilot in October 2015.وتألفت العينة التجريبية من 58 موظفا في مكتب إدارة الموارد البشرية التحقوا بالمنظمة قبل تشرين الثاني/نوفمبر 2013، وكانوا في تشرين الأول/أكتوبر 2015 ما زالوا مشاركين في المشروع التجريبي للاستخدام المرن لأماكن العمل.
The entire Department of Management with the same criteria was used as a control group.واستُخدمت إدارة الشؤون الإدارية بكاملها بنفس المعايير كمجموعة ضابطة.
Table 1الجدول 1
Average number of sick days taken per staff member, by leave typeمتوسط عدد أيام الإجازات المرضية لكل موظف حسب نوع الإجازة
Groupالمجموعة
Sick leave typeنوع الإجازة المرضية
Before flexible workplaceaقبل الاستخدام المرن لأماكن العمل(أ)
After flexible workplacebبعد الاستخدام المرن لأماكن العمل(ب)
Pilot participants (Office of Human Resources Management)cالمشاركون في المشروع التجريبي (مكتب إدارة الموارد البشرية)(ج)
Certifiedإجازة مرضية موثقة بشهادة طبية
5.55.5
5.55.5
Uncertifiedإجازة مرضية غير موثقة بشهادة طبية
4.14.1
3.83.8
Totalالمجموع
9.69.6
9.39.3
Control group (entire Department of Management)المجموعة الضابطة (إدارة الشؤون الإدارية بكاملها)
Certifiedإجازة مرضية موثقة بشهادة طبية
5.55.5
5.85.8
Uncertifiedإجازة مرضية غير موثقة بشهادة طبية
4.44.4
4.24.2
Totalالمجموع
9.99.9
1010
a(أ‌)
November 2013-October 2014.تشرين الثاني/نوفمبر 2013-تشرين الأول/أكتوبر 2014.
b(ب‌)
November 2014-October 2015.تشرين الثاني/نوفمبر 2014-تشرين الأول/أكتوبر 2015.
c(ج‌)
Comprising 58 staff.يبلغ عددهم 58 موظفا.
50.٥٠-
The comparison between the time period “before flexible workplace” and “after flexible workplace” and between the flexible workplace pilot population and the control group shows very little difference.تظهر المقارنة بين الفترة الزمنية ”قبل الاستخدام المرن لأماكن العمل“ و ”بعد الاستخدام المرن لأماكن العمل“ وبين العينة التجريبية للاستخدام المرن لأماكن العمل والمجموعة الضابطة اختلافا ضئيلا جدا.
The data review does not show any significant impact of the flexible workplace on staff well-being, using sick leave as a proxy indicator.ولا يبين استعراض البيانات أن الاستخدام المرن لأماكن العمل له أي أثر كبير على رفاه الموظفين، باستخدام الإجازة المرضية باعتبارها مؤشرا غير مباشر.
However, as the data sample is small, further data will be analysed as project phases are implemented, and updated information will be provided in the next progress report.ومع ذلك، ونظرا لصغر حجم عينة البيانات، سيجرى تحليل المزيد من البيانات مع التقدم في تنفيذ مراحل المشروع، وستقدم المعلومات المستكملة في التقرير المرحلي المقبل.
C.جيم -
Flexible working arrangementsترتيبات العمل المرنة
51.٥١ -
Flexible working arrangements involve adjustments to normal working hours and work locations, providing managers and staff with flexibility in delivering their work in the most effective and efficient way possible.تقتضي ترتيبات العمل المرنة إدخال تعديلات على ساعات وأماكن العمل العادية، مما يوفر المرونة للمديرين والموظفين لإنجاز أعمالهم بأكبر قدر ممكن من الفعالية والكفاءة.
Flexible working arrangements, along with a flexible workplace, can help provide staff with modern, adaptable working arrangements suited to individual needs.ويمكن أن تساعد ترتيبات العمل المرنة، إلى جانب الاستخدام المرن لأماكن العمل، على تزويد الموظفين بترتيبات عمل حديثة ومرنة تناسب احتياجاتهم الفردية.
Increased flexibility and autonomy result in greater motivation and higher productivity, and thus contribute to the fulfilment of the Organization’s mandates.وتؤدي زيادة المرونة والاستقلال الذاتي إلى زيادة الحافز والإنتاجية، وبالتالي تساهم في تنفيذ ولايات المنظمة.
The Organization supports the use of flexible working arrangements, which not only help staff balance the demands of work with life outside the office but also respond to the challenge to find new and better ways of managing people, time, space and workload.وتؤيد المنظمة استخدام ترتيبات العمل المرنة لأنها لا تساعد فقط الموظفين على تحقيق التوازن بين متطلبات العمل والحياة خارج المكتب، بل تستجيب أيضا للتحدي المتمثل في إيجاد طرائق جديدة وأفضل لإدارة الأفراد والوقت والمكان وعبء العمل.
Telecommuting in particular enhances existing business continuity plans, as it allows the Organization to maintain critical functions in times of crisis.والعمل عن بعد، على وجه الخصوص، يعزز الخطط الحالية لاستمرارية تصريف الأعمال لأنه يمكن المنظمة من الحفاظ على المهام الحيوية في أوقات الأزمات.
Remote working also has wide-ranging and long-term benefits, such as reducing environmental damage, providing solutions for special-needs populations and lowering requirements for infrastructure and energy.كما أن للعمل عن بعد فوائد واسعة النطاق وطويلة الأجل، مثل الحد من الأضرار البيئية، وتوفير الحلول لذوي الاحتياجات الخاصة، وتخفيض الاحتياجات المرتبطة بالهياكل الأساسية والطاقة.
52.٥٢ -
The Secretary-General’s bulletin on flexible working arrangements (ST/SGB/2003/4) is being revised to include expanded options for flexible working arrangements.ويجري حاليا تنقيح نشرة الأمين العام بشأن ترتيبات العمل المرنة (ST/SGB/2003/4) لإدراج الخيارات الموسعة المتعلقة بترتيبات العمل المرنة.
53.٥٣ -
In view of the transition to the flexible workplace environment and the need to find innovative ways to manage people, time, space and workload effectively, the Assistant Secretary-General for Human Resources Management has, on a trial basis, authorized extended telecommuting arrangements during the first phase of implementation of the flexible workplace.وفي ضوء الانتقال إلى بيئة الاستخدام المرن لأماكن العمل والحاجة إلى إيجاد طرق مبتكرة لإدارة الأفراد والوقت والمكان وعبء العمل بفعالية، أذن الأمين العام المساعد لإدارة الموارد البشرية، بصفة تجريبية، بتمديد ترتيبات العمل عن بعد خلال المرحلة الأولى من تنفيذ الاستخدام المرن لأماكن العمل.
Depending on the experiences gathered during the first phase, extended arrangements will be considered for subsequent phases of the project.وبناء على الخبرات المكتسبة خلال المرحلة الأولى، سوف ينظر في تمديد هذه الترتيبات في مراحل لاحقة من المشروع.
54.٥٤ -
Flexible working arrangements are supported through designated focal points in all department and offices.وتتلقى ترتيبات العمل المرنة الدعم عن طريق المنسقين المكلفين في جميع الإدارات والمكاتب.
The yearly utilization report will allow the Organization to determine whether the use of flexible working arrangements will change once the flexible workplace project is fully implemented.ويسمح تقرير الاستخدام السنوي للمنظمة بتحديد ما إذا كان استخدام ترتيبات العمل المرنة سيتغير متى تم تنفيذ مشروع الاستخدام المرن لأماكن العمل تنفيذا كاملا.
VIII.ثامنا -
Real estate plansخطط العقارات
55.٥٥ -
In the report of the Secretary-General on the business case for the application of flexible workplace strategies, it was anticipated that, through space efficiencies gained by the implementation of a flexible workplace on 26 floors of the Secretariat Building, approximately 800 staff previously located in leased annex buildings could be accommodated in the building and the Secretariat would be able to discontinue leases in three buildings, namely, the Daily News Building, at 220 East 42nd Street, the UNFCU Building, at Court Square in Long Island City, and the Albano Building, at 305 East 46th Street.في تقرير الأمين العام عن دراسة جدوى تطبيق استراتيجات الاستخدام المرن لأماكن العمل، ورد توقعٌ بأنه سيتسنى من خلال أوجه الكفاءة في استخدام الأماكن المتحققة من خلال تنفيذ الاستخدام المرن لأماكن العمل في ما مجموعه 26 طابقا بمبنى الأمانة العامة استيعاب ما يقرب من 800 موظف في مبنى الأمانة العامة ممن كانوا يعملون في مبانٍ ملحقة مستأجرة، وستتمكن الأمانة العامة من عدم تجديد عقود الإيجار في ثلاثة مبانٍ، أي مبنى ديلي نيوز الكائن في 200 East 42nd Street، ومبنى اتحاد الأمم المتحدة الائتماني الكائن في كورت سكوير بلونغ آيلاند سيتي، ومبنى ألبانو الكائن في 305 46th Street.
A number of developments have led the Secretariat to re-evaluate and adjust this plan.وأدى عدد من التطورات إلى أن تعيد الأمانة العامة تقييم هذه الخطة وتعديلها.
56.٥٦ -
As stated above, engagement with departments and staff at large on this subject has clearly shown that the project represents a substantial change in the day-to-day work environment.وكما ذكر أعلاه، أظهر التواصل مع الإدارات وعموم الموظفين بشأن هذا الموضوع بوضوح أن المشروع يمثل تغييرا كبيرا في بيئة العمل اليومية.
Some departments have asked for more time to consider how a flexible workplace can be best incorporated into their operations, and it is clear that an aggressive schedule of transformation to a flexible workplace is not achievable, as a far more intensive change management effort is required.وقد طلبت بعض الإدارات المزيد من الوقت للنظر في الكيفية التي يمكن بها إدراج الاستخدام المرن لأماكن العمل على أفضل وجه في عملياتها، ومن الواضح أنه يتعذر تنفيذ جدول زمني سريع للتحول إلى الاستخدام المرن لأماكن العمل، لأن هناك حاجة إلى إدارة التغيير على نحو أكثر كثافة بكثير.
This need has obliged the project team to put greater emphasis on communications, outreach activities and engagement with staff and departments, which in turn necessitates planning later phases of the project based on the successes achieved in earlier phases.وألزمت هذه الحاجة فريق المشروع إيلاء المزيد من التركيز إلى الاتصالات وأنشطة التوعية والتحاور مع الموظفين والإدارات، وهذا بدوره يستلزم التخطيط للمراحل اللاحقة من المشروع استنادا إلى النجاحات التي تتحقق في المراحل الأولى.
57.٥٧ -
Since one of the primary objectives of the project is to provide space that meets the specific work needs and styles of the individual departments occupying the floors, the implementation of a flexible workplace involves understanding how to optimize the space for the each department’s operational requirements in the new environment.وبما أن أحد الأهداف الرئيسية من المشروع هو توفير المكان الذي يلبي احتياجات العمل المحددة لكل إدارة من الإدارات التي تشغل الطوابق ويناسب أسلوبها الخاص، فإن تنفيذ نظام الاستخدام المرن لأماكن العمل يقتضي فهم الكيفية التي يمكن بها الاستفادة على النحو الأمثل من الحيز لتلبية الاحتياجات التشغيلية لفرادى الإدارات في البيئة الجديدة.
Through this measured approach to implementation, the project team expects to build on successes as the project is implemented.ومن خلال هذا النهج المدروس في التنفيذ، يتوقع فريق المشروع الاستفادة من النجاحات التي تتحقق أثناء تنفيذ المشروع.
With the guidance given by the General Assembly in its resolution 68/247 B, section IV, paragraph 3, the best approach to ensuring that the project has a positive impact on productivity is through increased customization of floors to meet specific departmental needs, thereby increasing staff satisfaction with the workplace, which is closely correlated with productivity.واستنادا إلى التوجيه الصادر عن الجمعية العامة في قرارها 68/247 باء، الجزء رابعا، الفقرة 3، يتمثل أفضل نهج لضمان أن يكون للمشروع أثر إيجابي على الإنتاجية في زيادة تكييف مواصفات الطوابق لتلبية الاحتياجات المحددة للإدارات، وبالتالي زيادة رضا الموظفين عن مكان العمل، الذي يرتبط ارتباطا وثيقا بالإنتاجية.
This additional focus on customization has resulted in an increase in the estimated reconfiguration costs for each floor.وقد أسفرت زيادة التركيز على تكييف المواصفات إلى ارتفاع تكاليف إعادة التهيئة المقدرة لكل طابق.
58.٥٨ -
While the business case presented in the previous report included a plan to vacate the UNFCU Building at the end of the current lease in February 2018, consideration has been given to the comparative cost of leases and the potential for rationalizing and co-locating administrative support functions through a global service delivery model and in the light of the provisions of General Assembly resolution 70/248 concerning real estate needs at Headquarters and the recommendations of the Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (A/69/810, para. 28).وفي حين أن دراسة الجدوى الواردة في التقرير السابق تتضمن خطة لإخلاء مبنى اتحاد الأمم المتحدة الائتماني في نهاية عقد الإيجار الحالي في شباط/فبراير 2018، فقد جرى النظر في التكاليف النسبية لعقود الإيجار وإمكانية ترشيد مهام الدعم الإداري وتجميعها في موقع واحد من خلال نموذج لتقديم الخدمات على الصعيد العالمي وفي ضوء أحكام قرار الجمعية العامة 70/240 المتعلق بالاحتياجات من العقارات في المقر وتوصيات اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية (A/69/810، الفقرة 28).
Bearing in mind these considerations, at the current stage it is considered prudent to retain the lowest-cost leased space in the current real estate portfolio.وفي ضوء هذه الاعتبارات، يعد من الحصافة في المرحلة الحالية الإبقاء على الحيز المستأجر بأقل تكلفة في حافظة العقارات الحالية.
This is in compliance with resolution 70/248, section XVIII, paragraph 2, in which the Assembly endorsed the recommendation of the Advisory Committee (A/70/7/Add.22, para. 19) that other options for meeting the long-term accommodation requirements of Headquarters be considered.وهذا يتفق مع قرار الجمعية العامة 70/248، الجزء الثامن عشر، الفقرة 2، الذي أقرت فيه الجمعية العامة توصية اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية (A/70/7/Add.22، الفقرة 19) بالنظر في خيارات أخرى لتلبية الاحتياجات الطويلة الأجل للإيواء في المقر.
Thus the Secretariat plans to continue occupancy of the UNFCU Building beyond the expiry of the lease in February 2018.ولذلك تعتزم الأمانة العامة مواصلة شغل مبنى اتحاد الأمم المتحدة الائتماني بعد انتهاء مدة عقد الإيجار الحالي في شباط/فبراير 2018.
59.٥٩ -
As mentioned in the context of the previous report on the business case, it was planned that the Albano Building would be vacated at the end of the current lease.وكما ذكر في التقرير السابق عن دراسة الجدوى، من المقرر إخلاء مبنى ألبانو في نهاية عقد الإيجار الحالي.
In December 2015, the Department for General Assembly and Conference Management informed the Department of Management that after extensive consultations with staff, it wished to continue occupancy of the Albano Building beyond the current lease, due to expire at the end of January 2018.وفي كانون الأول/ديسمبر 2015، أبلغت إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات إدارة الشؤون الإدارية بأنها، بعد مشاورات مستفيضة مع الموظفين، ترغب في مواصلة شغل مبنى ألبانو بعد عقد الإيجار الحالي المقرر أن ينتهي في نهاية كانون الثاني/يناير 2018.
60.٦٠ -
These various factors have caused the Administration to revise its real estate plans in the immediate and near term.ودفعت هذه العوامل المختلفة الإدارة إلى تنقيح خططها العقارية في الأجلين الآني والقريب.
The current plan is for the Secretariat to vacate its lease in the Daily News Building when it expires at the end of April 2017 and its lease in the Innovation Building when it expires at the end of September 2018.وتتمثل الخطة الحالية في قيام الأمانة العامة بإخلاء مبنى ديلي نيوز عندما ينتهي عقد الايجار في نهاية نيسان/أبريل 2017، ومبنى إنوفيشن عندما ينتهي عقد الايجار في نهاية أيلول/سبتمبر 2018.
The Daily News Building accommodates 125 staff and the Innovation Building 616.ويوفر مبنى ديلي نيوز الإيواء لـ 125 موظفا، ويوفر مبنى إنوفيشن الإيواء لـ 616 موظفا.
A.ألف -
Reuse of furniture and information technology equipmentاعادة استخدام الأثاث ومعدات تكنولوجيا المعلومات
61.٦١ -
Existing chairs, loose furniture such as shelves, filing cabinets, small tables and meeting room furniture, monitors and large-screen equipment will be reused.سيعاد استعمال ما هو موجود حاليا من المقاعد وقطع الأثاث المتحركة كالرفوف وخزائن الملفات والطاولات الصغيرة وأثاث قاعات الاجتماع وشاشات الحواسيب والشاشات الكبيرة.
Opportunities for reusing desktop computers that are being replaced by laptop computers as the project proceeds are being explored.ويجري استكشاف فرص إعادة استعمال الحواسيب المكتبية التي يستعاض عنها حاليا بحواسيب محمولة مع تقدم مراحل المشروع.
B.باء -
Subsequent phases of the projectالمراحل اللاحقة للمشروع
62.٦٢ -
The project team has planned the second phase of the project, which will involve the 20th, 21st and 32nd floors, affecting the Office of Central Support Services, the Office of Programme Planning, Budget and Accounts, the Office of the Under-Secretary-General for Management, the Office of the High Representative for the Least Developed Countries, Landlocked Developing Countries and Small Island Developing States and the Office of the Special Adviser on Africa.وضع فريق المشروع خطط المرحلة الثانية منه، التي تشمل الطوابق 20 و 21 و 32 وتؤثر على مكتب خدمات الدعم المركزية ومكتب تخطيط البرامج والميزانية والحسابات ومكتب وكيل الأمين العام للشؤون الإدارية ومكتب الممثل السامي لأقل البلدان نموا والبلدان النامية غير الساحلية والدول الجزرية الصغيرة النامية ومكتب المستشار الخاص لشؤون أفريقيا.
The occupants of those floors will move to temporary space in April 2016 and will return to reconfigured floors towards the end of June.وسينتقل شاغلو هذه الطوابق إلى مكان مؤقت في نيسان/أبريل 2016، وسيعودون إلى الطوابق بعد إعادة تهيئتها في أواخر حزيران/يونيه 2016.
The project team is in discussion with other departments and offices to develop plans for subsequent project phases.ويجري فريق المشروع مناقشات مع الإدارات والمكاتب الأخرى حاليا بشأن وضع خطط للمراحل اللاحقة من المشروع.
63.٦٣ -
With reference to the project plan presented in the previous report, the revised sequence is as follows:وفيما يتعلق بخطة المشروع المعروضة في التقرير السابق، فيما يلي التسلسل المنقح للمشروع:
(a)(أ)
Fit out swing space as a flexible workplace (July-October 2015).تجهيز الحيز البديل لاستخدامه كمكان عمل مرن (تموز/يوليه - تشرين الأول/أكتوبر 2015).
The first occupants moved into the space in November 2015 and the remaining participants in January 2016; (b) Reconfigure the Secretariat Building into a flexible workplace (January 2016-August 2018).انتقل شاغلو المكان الأوائل إلى هذا الحيز في تشرين الثاني/ نوفمبر 2015، وانتقل إليه المشاركون الباقون في كانون الثاني/يناير 2016؛ (ب)
The project team has plans for the reconfiguration of six floors in the first half of 2016 and is discussing plans for reconfiguring other floors in the second half of the year.إعادة تهيئة مبنى الأمانة العامة ليصبح جاهزا لاستخدامه كمكان عمل مرن (كانون الثاني/يناير 2016 - آب/أغسطس 2018).
It is expected that sufficient additional capacity in the Building will have been created before August 2018 to be able to vacate leases as planned; (c) Reconfigure some annex building floors as a flexible workplace (July 2016-December 2017).وضع فريق المشروع خططا لإعادة تهيئة ستة طوابق في النصف الأول من عام 2016، ويناقش حاليا خططا لإعادة تهيئة طوابق أخرى في النصف الثاني من السنة.
The project team is discussing plans to reconfigure three floors of the FF Building and five floors of the DC1 Building, which would result in additional capacity for approximately 150 staff;ومن المتوقع أن يكون قد جرى قبل آب/أغسطس 2018 توفير ما يكفي من الطاقة الاستيعابية الإضافية في مبنى الأمانة العامة من أجل التمكن من إخلاء الأماكن المستأجرة على النحو المقرر؛
(d)(ج)
Vacate the Daily News Building (March 2017); occupants will be moved into the space made available in other buildings;إعادة تهيئة بعض طوابق المباني الملحقة لتصبح جاهزة لاستخدامها كأماكن عمل مرنة (تموز/يوليه 2016 - كانون الأول/ديسمبر 2017).
(e) Vacate the Innovation Building (May-December 2017); occupants will be moved into the space made available in other buildings.يعكف فريق المشروع على مناقشة خطط إعادة تهيئة ثلاثة طوابق من مبنى FF، وخمسة طوابق في مبنى DC1، مما سيوفر حيزا إضافيا يستوعب حوالي 150 موظفا؛
64.(د)
The revised project schedule is illustrated below. IX.إخلاء مبنى ديلي نيوز (آذار/مارس 2017)؛
Integration with other transformational initiatives, long-term accommodation options, Umoja and global service delivery modelسيتم نقل شاغلي المبنى إلى الأماكن التي أتيحت في المباني الأخرى؛
65.(هـ)
The flexible workplace project and the project to study long-term accommodation options for Headquarters are both managed in the Facilities Management Service in the Office of Central Support Services. The two projects are closely coordinated.إخلاء مبنى إنوفيشن (أيار/مايو - كانون الأول/ديسمبر 2017)؛ سيتم نقل شاغلي المبنى إلى الأماكن التي أتيحت في المباني الأخرى.
66.64 -
As described in section VIII above, the flexible workplace project team is coordinating its activities with the team studying global service delivery options.فيما يلي شكل يبين الجدول الزمني المنقح للمشروع.
The Office of Central Support Services also provides updates to the Inter-Agency Network of Facility Managers on the progress of the flexible workplace project in New York.الجدول الزمني لمشروع تنفيذ الاستخدام المرن لأماكن العمل عدد الأشهر
X.2015
Expenditure, revised estimated cost and proposed funding2016
A.2017
Expenditures2018
67.النشاط
The expenditures incurred for the project in 2015 are summarized by activity in the table 2 below, and a breakdown by object of expenditure is provided in table 3.تاريخ البدء
Project expenditure in 2015 amounted to approximately $600,000 less than anticipated because implementation began later than planned.تاريخ الانتهاء
م ي ي أ س
أ ن د ي ف
م أ م ي ي
أ س أ ن د
ي ف م أ م
Table 2ي
ي أ س أ ن
د ي ف م أ
Project expenditure in 2015, by activityم
(United States dollars)ي
Activityي
Expenditureأ
Planning and design servicesس
328 640أ
Swing spaceن
3 104 188د
Secretariat Buildingالتخطيط والتواصل مع الادارات
1 559 84728
Movesحزيران/يونيه 2015
26 250أيلول/سبتمبر 2017
Project supervision and managementتجهيز مكان الإيواء المؤقت
201 9414
Totalتموز/يوليه 2015
5 220 866 Table 3تشرين الأول/أكتوبر 2015
Project expenditure in 2015, by object of expenditureإعادة تهيئة مبنى الأمانة العامة
(United States dollars)32
Object of expenditureكانون الثاني/يناير 2016
Expenditureآب/أغسطس 2018
Other staff costsإعادة تهيئة الحيز الملحق
201 94118
Contractual servicesتموز/يوليه 2016
1 925 102كانون الأول/ديسمبر 2017
Furniture and equipmentإخلاء مبنى ديلي نيوز 1
3 093 823أذار/مارس 2017
Totalأذار/مارس 2017
5 220 866إخلاء مبنى إنوفيشن
B.8
Revised estimated costs of the projectأيار/مايو 2017 كانون الأول/ديسمبر 2017
68.تاسعا -
The costs and project plan for the implementation of a flexible workplace at Headquarters have been revised using as a basis the actual unit costs of the first phase of the project, as these are the most recent available comparable costs.الاندماج مع المبادرات الأخرى المؤدية إلى التحول وخيارات الإيواء الطويلة الأجل ونظام أوموجا ونموذج تقديم الخدمات على الصعيد العالمي
While the actual unit costs of subsequent phases may be lower, with the potential for economies of scale and since the contract will be tailored for this specific project, at present the procurement of this contract is still under way and the final cost unknown.٦5 - يُدار مشروع الاستخدام المرن لأماكن العمل ومشروع دراسة خيارات الإيواء الطويلة الأجل للمقر في دائرة إدارة المرافق بمكتب خدمات الدعم المركزية.
The revised implementation plan ensures that the project will create sufficient additional capacity to make it possible to vacate the Daily News and Innovation Buildings as planned.ويجري التنسيق بين المشروعين على نحو وثيق.
69.٦6 -
Under the plan, phases and costs for the renovation of 26 floors of the Secretariat Building, 3 floors of the FF Building and 5 floors of the DC1 Building are projected, which will enable the accommodation of approximately 800 staff in the Secretariat Building, 75 staff in the FF Building and 75 staff in the DC1 Building. This will be more than sufficient to accommodate the 741 staff vacating the Daily News and Innovation Buildings.وعلى النحو المبين في الفرع الثامن أعلاه، يقوم فريق مشروع الاستخدام المرن لأماكن العمل بتنسيق أنشطته مع الفريق المكلف بدراسة خيارات تقديم الخدمات على الصعيد العالمي.
70. The revised project plan is estimated to cost $65,709,396, representing an increase of $16,110,796 compared with the amount of $49,598,600 presented in the previous report. A detailed year-by-year breakdown of the expenditures and estimated total cost compared with the estimated project costs shown in A/69/749 is provided in table 4 below.كما يقدم مكتب خدمات الدعم المركزية معلومات مستكملة إلى الشبكة المشتركة بين الوكالات لمديري المرافق بشأن التقدم المحرز في مشروع الاستخدام المرن لأماكن العمل في نيويورك.
Table 4عاشرا -
Project cost, by activity (United States dollars)النفقات، والتكلفة التقديرية المنقحة، والتمويل المقترح
Activityألف -
2015 2016 2017 2018
Totalالنفقات
Number of floors67 -
Additional staff accommodated (target) A/69/749, annex I Planning and design servicesيرد في الجدول 2 أدناه تلخيص لنفقات المشروع المتكبدة في عام 2015 حسب النشاط.
500 000 500 000 Secretariat Building reconfiguration/renovation 3 516 400 18 303 800
9 546 600 31 366 800 26 800
FF Building reconfiguration/ renovation 591 200ويرد تصنيف هذه المصروفات حسب وجه الإنفاق في الجدول 3.
11 704 300 1 040 200 13 335 700 8 150
Swing space 1 422 800 407 600 407 600 67 900
2 305 900 Additional moves 26 200 240 800 355 300
92 700 715 000 Subtotal 5 465 400 19 543 400
22 013 800 1 200 800 48 223 400 Project supervision and management 353 600
471 500 471 500 78 600 1 375 200 Total
5 819 000 20 014 900 22 485 300 1 279 400 49 598 600
Leases to be vacated: Daily News, Albano and Court Square Offsetting of project cost through reductions in rent and maintenance: by 2020وكانت نفقات المشروع في عام 2015 أقل مما كان متوقعا بحوالي 000 600 دولار بسبب بداية التنفيذ في وقت لاحق عما كان متوقعا في البداية.
Present reportالجدول 2
Planning and design servicesaنفقات المشروع في عام 2015 حسب النشاط
328 640 966 400 466 400 233 200 1 994 640
Secretariat Building reconfiguration/renovationb(بدولارات الولايات المتحدة)
1 559 847النشاط
21 083 377النفقات
17 357 945 9 435 296 49 436 465 26 800
FF Building reconfiguration/ renovationcخدمات التخطيط والتصميم
4 035 800 4 035 800 3 75 DC1c
1 727 600328 640
2 591 400مكان الإيواء المؤقت
4 319 0003 104 188
5 75 Swing spaced 3 104 188 86 904
86 904 86 904مبنى الأمانة العامة
3 364 9001 559 847
Additional moveseالانتقالات
26 25026 250
40 250 71 750 130 000الإشراف على المشروع وإدارته
268 250201 941
Subtotalالمجموع
5 018 9255 220 866
22 176 931الجدول 3
23 746 399 12 476 800 63 419 055نفقات المشروع في عام 2015 حسب وجه الانفاق
Project supervision and managementf(بدولارات الولايات المتحدة)
201 941وجه الإنفاق
630 000 729 200 729 200 2 290 341 Total
5 220 866النفقات
22 806 931تكاليف الموظفين الأخرى
24 475 599941 201
13 206 000الخدمات التعاقدية
65 709 396102 925 1
Leases to be vacated: Daily News, Innovationالأثاث والمعدات
Offsetting of project cost through reductions in rent and maintenance: by 2023823 093 3
(Footnotes on following page)المجموع
(Footnotes to Table 4)866 220 5
aباء -
The significant increase is due to additional change management and engagement activities carried out with departments for the customization process.التكاليف المقدرة المنقحة للمشروع
b68 -
In A/69/749, estimated costs were projected for the reconfiguration of 26 floors with minimal construction. Under the current project, the reconfiguration of approximately 26 floors is anticipated at higher per floor cost, using the latest available prices and factoring more customization and hence more construction on each floor. cجرى تنقيح تكاليف وخطة مشروع تنفيذ نظام أماكن العمل المرنة في المقر استنادا إلى تكاليف الوحدة الفعلية في المرحلة الأولى من المشروع، لأنها آخر التكاليف المتاحة القابلة للمقارنة.
Under the project outlined in A/69/749, it was projected that 8 floors in the FF Building would need to be reconfigured, which would make it possible to accommodate 150 additional staff. Under the current project, 3 floors would be reconfigured in the FF Building and 5 floors in DC1, making it possible to accommodate 150 additional occupants at a lower cost (for annex buildings). dوفي حين أن تكاليف الوحدة الفعلية في المراحل اللاحقة قد تكون أقل، بالنظر إلى احتمال تحقيق وفورات في الحجم وإلى أن العقد سيصمم خصيصا لهذا المشروع المحدد، لا تزال إجراءات الشراء جارية حاليا فيما يتعلق بهذا العقد ولا تزال التكاليف النهائية غير معروفة.
The present report shows the actual costs of swing space. e The present report assumes that a smaller number of additional moves will be needed, primarily because the occupants of the Albano Building will not move during this project.وتكفل خطة التنفيذ المنقحة أن يوفر المشروع ما يكفي من الطاقة الاستيعابية ليتسنى إخلاء مبنى ديلي نيوز ومبنى إنوفيشن كما هو مقرر.
f69 -
Project management and supervision costs are projected to increase to cover the costs of additional project coordinators. 71. The costs of remaining activities of the revised project for the implementation of a flexible workplace at Headquarters from 2016 to 2018 are estimated at $60,488,530, comprising: planning and design services ($1,666,000), Secretariat Building reconfiguration ($47,876,618), annex building reconfiguration ($8,354,800), renovation and maintenance of swing space ($260,712), additional staff moves to off-campus buildings ($242,000) and the staffing of the project team ($2,088,400), as described in detail below.وتضع خطة المشروع تصورات للمراحل والتكاليف المتعلقة بـ 26 طابقا من مبنى الأمانة العامة، وثلاثة طوابق في مبنى FF وخمسة طوابق في مبنى DC1، وسيتيح ذلك استيعاب نحو 800 موظف في مبنى الأمانة العامة، و 75 موظفا في مبنى FF و75 موظفا في مبنى DC1.
Contractual project planning and change management services ($1,666,000) 72. The remaining estimated costs are based on contracted rates for the project planning and change management services.وسوف يكون ذلك أكثر مما يكفي لاستيعاب الـ 741 موظفا الذين سيخلون مبنيي ديلي نيوز وإنوفيشن. 70 -
This involves the in-depth engagement with the affected departments in each project phase to undertake the work needs analyses that inform the designs of each floor and drafting communications and presentation materials for outreach to departments and staff.وتقدر تكلفة خطة المشروع المنقحة بمبلغ 396 709 65 دولارا، بزيادة قدرها 796 110 16 دولارا عن المبلغ الوارد في التقرير السابق وقدره 600 598 49 دولار.
Secretariat Building reconfiguration and implementation costs ($47,876,618) 73. The remaining estimated costs for the Secretariat Building are based on a similar scope and contracted rates for the first phase of implementation on the 13th, 18th and 19th floors.ويرد في الجدول 4 أدناه تفاصيل النفقات والتكاليف الكلية السنوية المقدرة مقارنة مع تكاليف المشروع المقدرة المبينة في الوثيقة A/69/749. الجدول 4
The project team expects to reconfigure 26 floors in the building, including 11 in 2016, 9 in 2017 and 6 in 2018.تكاليف المشروع حسب النشاط
Annex building reconfiguration and implementation costs ($8,354,800)(بآلاف دولارات الولايات المتحدة)
74.ألف -
The remaining estimated costs for annex buildings are based on square footage rates for similar works conducted in 2015 in the FF Building.A/69/749، المرفق الأول النشاط 2015
The project team is in discussions with departments that need flexible workplace environments to be configured in the FF and DC1 Buildings.2016 2017 2018
With an estimated cost of $1,354,800 for information technology set-up, the total cost of annex building reconfiguration is $8,354,800.المجموع عدد الطوابق
The conceptual floor plans developed for the floors in question in the FF Building show an increase in capacity of 25 occupants per floor, and the floor plans for the DC1 Building show an increase in capacity of 15 occupants per floor.العدد الإضافي (المستهدف) من الموظفين المقرر استيعابهم A/69/749، المرفق الأول
The anticipated total gain for the two buildings would be 150 occupants.خدمات التخطيط والتصميم
Swing space ($260,712)500 000
75.500 000
Swing space comprises 20,000 square feet in the third basement of the General Assembly Building.إعادة تهيئة/تجديد مبنى الأمانة العامة
The amount of $260,712 includes provision for cleaning and ensuring operations for the duration of the project.3 516 400 18 303 800 9 546 600
Additional staff moves ($242,000)31 366 800
76.26
As departments are consolidated in the newly reconfigured buildings, some staff will be required to move to swing space in existing buildings that is not reconfigured as part of the flexible workplace project.800 إعادة تهيئة/تجديد مبنى‏ ‏FF‏ 591 200
The total estimated cost for those additional moves is $40,250 in 2016, $71,750 in 2017 and $130,000 in 2018.11 704 300 1 040 200
Project management team ($2,088,400)13 335 700
77.8
The costs of the flexible workplace project management team are estimated at $630,000 in 2016, $729,200 in 2017 and $729,200 in 2018. The team approved by the General Assembly in resolution 69/274 A consists of one Project Manager (P-5), one Design and Construction Manager (P-4) and one General Service (Other level) staff member. Starting in 2016, the phase-by-phase implementation of the flexible workspace will involve a larger volume of work than did the preparation of the swing space. Therefore it is anticipated that two additional Facilities Management Assistants (General Service (Other level)) will be required on an ongoing basis until the project is completed. It is therefore proposed that two Facilities Management Assistant positions be added for the duration of the project under general temporary assistance.
C.150
Proposed funding of the projectالأماكن المؤقتة
78.1 422 800
From the revised real estate plan, the project expects to achieve savings in lease and operational costs, as set out in table 5.407 600 407 600 67 900
Table 52 305 900
Expected savings in lease and operational costsالانتقالات الإضافية
(United States dollars)26 200
Savings240 800
Activity355 300
201792 700
2018715 000
2019 and subsequent yearsالمجموع الفرعي
Vacate Daily News Building in April 20175 465 400 19 543 400
2 209 32822 013 800
3 313 9921 200 800
3 314 00048 223 400
Vacate Innovation Building in May and September 2018الإشراف على المشروع/إدارته
2 539 032353 600
9 295 286471 500
Total471 500
2 209 32878 600
5 853 0241 375 200
12 609 286المجموع
79.5 819 000
As indicated in section VIII and illustrated in table 5 above, the Secretary-General intends to relinquish leases as they expire on two commercial properties (the Daily News and the Innovation Buildings) in 2017 and 2018, which would result in reduced rental costs and related operating costs in the amount of $2.2 million in 2017, $5.9 million in 2018 and $12.6 million annually from 2019 onward. From the revised cost and lease plans, it is estimated that the costs of project implementation to achieve the space efficiencies required to vacate the Daily News and Innovation Buildings will be offset by the resulting reductions in rental costs by 2023. 80. As described in paragraphs 67 to 77 above and as reflected in table 4, the implementation of flexible workplace strategies at United Nations Headquarters would require resources in the amount of $65.7 million over four years, from 2015 to 2018. Of that amount, $5.2 million of the $5.8 million authorized by the General Assembly in its resolution 69/274 A has been expensed in 2015, as set out in tables 2 and 3 above.
Remaining resource requirements in the amount of $60.5 million would be needed in 2016, 2017 and 2018 to implement the project.20 014 900 22 485 300
81.1 279 400
At this stage, the Secretary-General requests commitment authority in the amount of $47.3 million for the biennium 2016-2017.49 598 600
The actual expenditures would be reported in the second performance report on the programme budget for the biennium 2016-2017 and an appropriation requested in that context.المباني المستأجرة المقرر إخلاؤها: مبنى ديلي نيوز ومبنى ألبانو ومبنى كورت سكوير
It should be noted that the second performance report would also reflect reduced rental and related operating costs in the amount of $2.2 million as a result of vacating the Daily News Building, and therefore the net additional appropriation on Member States would be $45.1 million (should the commitment authority be fully spent).استيعاب تكلفة المشروع من خلال تخفيض الإيجار والصيانة: بحلول عام 2020 التقرير الحالي خدمات التخطيط والتصميم(أ)
82.328 640
With regard to the resource requirements for 2018, it is the intention of the Secretary-General to include them in the proposed programme budget for the biennium 2018-2019 in the amount of $13.2 million.966 400 466 400 233 200
It should be noted that the budget proposal for that biennium would at the same time reflect reduced resources for rental and related operating costs in the amount of $18.5 million, for a net reduction of $5.3 million resulting from the implementation of flexible workspace.1 994 640 إعادة تهيئة/تجديد مبنى الأمانة العامة(ب) 1 559 847
Table 621 083 377
17 357 945 9 435 296 49 436 465 26 800
Expected savings and project costsإعادة تهيئة/تجديد مبنى‏ ‏FF‏
(United States dollars)4 035 800
Project costs4 035 800
Savings3 75
Net cumulative (costs)/savingsمبنى DC-1(ج) 1 727 600
Additional/(reduced) appropriation2 591 400 4 319 000 5
201575
5 220 866الأماكن المؤقتة(د)
(5 220 866)3 104 188
5 220 86686 904
2016-201786 904
47 282 53086 904
2 209 3283 364 900
(50 294 068)الانتقالات الإضافية(هـ)
45 073 20226 250
2018-201940 250
13 206 00071 750
18 462 310130 000
(45 037 758)268 250
(5 256 310)المجموع الفرعي
2020-20215 018 925
25 218 57222 176 931
(19 819 186)23 746 399
(25 218 572)12 476 800
2022-202363 419 055
25 218 572الإشراف على المشروع/إدارته
5 399 386201 941
(25 218 572)630 000 729 200
Total729 200
65 709 3962 290 341
71 108 782المجموع
5 399 3865 220 866
(5 399 386)22 806 931
XI.24 475 599
Next steps13 206 000
83.65 709 396
Subject to the continuing endorsement of the General Assembly, the Secretariat will:المباني المستأجرة المقرر إخلاؤها: مبنى ديلي نيوز ومبنى إنوفيشن استيعاب تكلفة المشروع من خلال تخفيض الإيجار والصيانة: بحلول عام 2023
(a)(أ)
Proceed with detailed planning and preparatory work for subsequent phases of the implementation plan;تُعزى الزيادة الكبيرة إلى الأنشطة الإضافية لإدارة التغيير والتواصل مع الإدارات من أجل عملية مواءمة الأماكن.
(b)(ب)
In parallel with the detailed planning efforts, continue the extensive engagement with departments, staff representatives and all relevant stakeholders, take into account their concerns and adjust the implementation plans accordingly;تضمنت الوثيقة A/69/749 توقعا بإعادة تهيئة 26 طابقا بالاستعانة بقدر محدود جدا من أعمال التشييد. أما في إطار المشروع الحالي، فإن المتوقع هو إعادة تهيئة نحو 26 طابقا بتكلفة أعلى للطابق، باستخدام أحدث الأسعار المتوفرة وباحتساب مزيد من أعمال المواءمة، وبالتالي مزيد من أعمال التشييد في كل طابق.
(c)(ج)
Continue to work closely with the team developing the global service delivery model and other interested duty stations, including the United Nations Office at Geneva, in the light of General Assembly resolution 69/274 A, section VII, paragraph 10;في إطار المشروع الوارد في الوثيقة A/69/749، كان المتوقع هو لزوم إعادة تهيئة ثمانية طوابق في مبنى FF بما يتيح استيعاب نحو 150 موظفا إضافيا. أما في إطار المشروع الحالي، فسيجري إعادة تهيئة ثلاثة طوابق في مبنى FF و5 طوابق في مبنى DC1، بما يتيح استيعاب نحو 150 موظفا إضافيا بتكلفة أقل (للمباني الملحقة).
(d)(د)
On the basis of experiences gathered, continue to undertake planning on the further implementation of a flexible workplace at Headquarters to achieve further rationalization of office space use and space efficiencies, thereby enabling further savings on real estate expenditure costs;يبين التقرير الحالي التكاليف الفعلية للأماكن المؤقتة. (هـ) يفترض التقرير الحالي أن يلزم انتقال عدد أقل من الموظفين، والسبب الرئيسي في ذلك هو أن شاغلي مبنى ألبانو لن ينتقلوا أثناء هذا المشروع.
(e)(و)
Continue to develop business cases to offset the costs of implementation in subsequent years against reductions in leases and operational costs. 84. The outcome of these steps will be reported in the next progress report of the Secretary-General, to be submitted to the General Assembly at the main part of its seventy-second session.من المتوقّع أن تزيد تكاليف إدارة المشاريع والإشراف عليها لتغطي تكاليف توظيف منسّقين إضافيين للمشروع. ٧1 - تقدّر الأنشطة المتبقية للمشروع المنقّح المتعلقة بتنفيذ نظام الاستخدام المرن لأماكن العمل في المقر في الفترة الممتدة من عام 2016 إلى عام 2018 بمبلغ 530 488 60 دولار وهي تشمل: خدمات التخطيط والتصميم (000 666 1 دولار)، وتكاليف إعادة تهيئة مبنى الأمانة العامة (618 876 47 دولار ) وتكاليف إعادة تهيئة المباني الملحقة (800 354 8 دولار) وتجديد وصيانة الأماكن المؤقتة (712 260 دولار) وتكاليف الانتقالات الإضافية للموظفين إلى مبان خارجية (000 242 دولار)، وتكاليف فريق المشروع (400 088 2 دولار)، على النحو المفصل أدناه.
XII. Actions requested of the General Assemblyالخدمات التعاقدية للتخطيط وإدارة التغيير المتعلقين بالمشروع (000 666 1 دولار)
85.٧2 -
The General Assembly is requested: (a) To take note of the progress made since the issuance of the last report on the implementation of a flexible workplace at United Nations Headquarters;تستند التكاليف التقديرية المتبقية إلى الأسعار المتعاقد عليها المتعلقة بخدمات التخطيط وإدارة التغيير المتعلقين بالمشروع. ويشتمل ذلك على التواصل بكثافة مع الإدارات المتأثرة بالمشروع في كل مرحلة من مراحله لإجراء تحليلات احتياجات العمل التي ستسترشد بها تصاميم كل طابق وإعداد مواد الاتصال والعرض المخصصة لتوعية الإدارات والموظفين. تكاليف أعمال إعادة التهيئة والتنفيذ المتعلقة بمبنى الأمانة العامة (618 876 47 دولار)
(b)٧3 -
To approve the revised project sequence, as described in section VIII above, and the implementation schedule for the period 2016 to 2018;تستند التكاليف التقديرية المتبقية المتعلقة بمبنى الأمانة العامة إلى نطاق الأعمال نفسه والأسعار المتعاقد عليها نفسها للمرحلة الأولى من التنفيذ في الطوابق 13 و 18 و 19. ويتوقّع فريق المشروع إعادة تهيئة ما مجموعه 26 طابقا من مبنى الأمانة العامة، بما في ذلك إعادة تهيئة 11 طابقا في عامي 2016 و2017 وستة طوابق في عام 2018. تكاليف أعمال إعادة التهيئة والتنفيذ المتعلقة بالمباني الملحقة (800 354 8 دولار)
(c)٧4 -
To approve the next steps for the implementation of flexible workplace strategies at the United Nations, as described in section XI above; (d)تستند التكاليف التقديرية المتبقية المتعلقة بالمباني الملحقة إلى الأسعار المطبقة في أعمال مماثلة أجريت في عام 2015 في مبنى FF محسوبةً بالقدم المربع. ويجري فريق المشروع حاليا مناقشات مع الإدارات التي تحتاج إلى تهيئة أماكن عمل مرنة في مبنيي FF و DC1.
To take note of the revised estimated cost of the project, as described in section X above;وتبلغ التكلفة الكلية لإعادة تهيئة المباني الملحقة800 354 8 دولار، منها ما يقدر بـ 800 354 1 دولار لتجهيزها بمعدات تكنولوجيا المعلومات.
(e) To approve the continuation of three temporary positions (1 P-5, 1 P-4, and 1 General Service (Other level)) for the project team, and two additional General Service (Other level) positions, with effect from 1 April 2016;وتبيّن الرسوم الهندسية التي وضعت للطوابق المعنية في مبنى FF زيادة في سعة الطابق قدرها 25 موظفا في كل طابق وتبين الرسوم الهندسية لمبنى DC1 زيادة في سعة الطابق قدرها 15 موظفا في كل طابق. وبالتالي يتوقّع أن يبلغ مجموع زيادة الطاقة الاستيعابية للمبنيين 150 موظفا. الأماكن المؤقتة (712 260 دولار)
(f)٧5 -
To authorize the Secretary-General to enter into commitments up to the amount of $47,282,500 in respect of the project costs in 2016-2017, as set out in paragraph 81 above;تشغل الأماكن المؤقتة 000 20 قدم مربع في الطابق السفلي الثالث من مبنى الجمعية العامة. ويشمل المبلغ الذي قيمته 712 260 دولارا مخصصا لأعمال التنظيف ولكفالة تشغيل هذه الأماكن طوال مدة المشروع. الانتقالات الإضافية للموظفين (000 242 دولار)
(g)٧6 -
To request the Secretary-General to submit the next report to the General Assembly at the main part of its seventy-second session.مع تجميع الإدارات معاً في المباني التي أعيدت تهيئتها حديثا، سيتعيّن انتقال بعض الموظفين إلى أماكن عمل مؤقتة في مبان قائمة لم تشملها عملية إعادة التهيئة في إطار مشروع الاستخدام المرن لأماكن العمل.
Annex Details of flexible workplace space types Mobileوتبلغ التكاليف التقديرية الإجمالية للانتقالات الإضافية للموظفين 250 40 دولار في عام 2016 و 750 71 دولار في عام 2017 و 000 130 دولار في عام 2018.
Primary Flexibleفريق إدارة المشروع (400 088 2 دولار)
Quiet٧7 -
60-inch-wide desk No centre panel or side panels 70-inch-wide desk, 42-inch-high centre panelتقدّر تكاليف فريق إدارة مشروع الاستخدام المرن لأماكن العمل بمبلغ 000 630 دولار في عام 2016 و 200 729 دولار في عام 2017 و 200 729 دولار في عام 2018.
42-inch-high fabric panels on both sides 72-inch-wide desk, 54-inch-high centre panelويتألّف الفريق الذي وافقت عليه الجمعية العامة في القرار 69/274 ألف من مدير مشروع (برتبة ف-5)، ومدير تصميم وتشييد (برتبة ف-4) وموظف من فئة الخدمات العامة (الرتب الأخرى).
48-inch-high fabric panels on both sidesواعتبارا من عام 2016، سيتطلب تنفيذ مشروع الاستخدام المرن لأماكن العمل مرحلة حجم أعمال أكبر مما تطلبه إعداد الأماكن المؤقتة.
60-inch-wide desk, 54-inch-high centre panel 54-inch-high fabric side panelsوبالتالي، فمن المتوقع أن يستلزم الأمر مساعديْن إضافيين لشؤون إدارة المرافق (من فئة الخدمات العامة (الرتب الأخرى)) بصفة مستمرة حتى إنجاز المشروع.
Supported work modes/ policy Intended for short-term use; supports team interaction as requiredولذلك يٌقترح إضافة وظيفتي مساعد لشؤون إدارة المرافق من وظائف المساعدة المؤقتة العامة طوال فترة تنفيذ المشروع. جيم -
Primarily for team-based work;التمويل المقترح للمشروع
supports individual work as required Primarily for individual work; emphasis on privacy٧8 - وفقا لخطة العقارات المنقّحة، يُتوقّع أن يحقق المشروع وفورات في تكاليف الاستئجار والتشغيل على النحو المبين في الجدول 5.
Primarily for focus work;الجدول 5
does not support collaborationالوفورات المتوقعة في تكاليف الاستئجار والتشغيل
Percentage(بدولارات الولايات المتحدة)
5-10الوفورات
0-80النشاط
0-802017
15-252018
Circulation/location2019 والسنوات اللاحقة
High traffic; cluster near floor entry;إخلاء مبنى ديلي نيوز في نيسان/أبريل 2017
others distributed on floor2 209 328
High traffic;3 313 992
general open area;3 314 000
adjacent to Director offices or mobile zonesإخلاء مبنى إنوفيشن في أيار/مايو وأيلول/سبتمبر 2018
Low traffic;2 539 032
in niches9 295 286
Low traffic;المجموع
west side of building2 209 328
Desks per cluster5 853 024
1 to 1012 609 286
1 to 8٧9 -
وعلى النحو المشار إليه في الفرع الثامن والمبين في الجدول 5 أعلاه، يعتزم الأمين العام عدم تجديد عقدي استئجار عقارين تجاريين (مبنى ديلي نيوز ومبنى إنوفيشن) بعد انتهائهما في عامي 2017 و 2018، ومن شأن ذلك أن يؤدي إلى انخفاض تكاليف الاستئجار وتكاليف التشغيل ذات الصلة بمبلغ 2.2 مليون دولار في عام 2017، و 5.9 ملايين دولار في عام 2018، و 12.6 مليون دولار سنويا بدءا من عام 2019 فصاعدا. واستنادا إلى خطتي التكاليف والاستئجار المنقحتين، تشير التقديرات إلى أن تكاليف تنفيذ المشروع لتحقيق مقدار كفاءة الأماكن اللازم لإخلاء مبنيي ديلي نيوز وإنوفيشن ستستوعبها التخفيضات المترتبة على ذلك في تكاليف الاستئجار بحلول عام 2023. 80 - ووفقا لما تقدم وصفه في الفقرات من 67 إلى 77 أعلاه وعلى النحو المبيّن في الجدول 4، سيتطلب تنفيذ استراتيجيات الاستخدام المرن لأماكن العمل في مقر الأمم المتحدة توفير موارد بمبلغ 65.7 مليون دولار على مدى أربع سنوات، من عام 2015 إلى عام 2018. وصُرف من هذا المبلغ في عام 2015 ما مقداره 5.2 مليون دولار من أصل مبلغ قدره 5.8 مليون دولار كانت قد أذنت به الجمعية العامة في قرارها 69/274 ألف، على النحو المبين في الجدولين 2 و 3 أعلاه.
1 to 8وستلزم الموارد المتبقية البالغة 60.5 مليون دولار في الأعوام 2016 و 2017 و 2018 لتنفيذ المشروع.
1 to 4٨1 -
Typical sizeويطلب الأمين العام في هذه المرحلة الإذن بالالتزام بمبلغ قدره 47.3 مليون دولار لفترة السنتين 2016-2017.
وسيبلّغ عن النفقات الفعلية في تقرير الأداء الثاني عن الميزانية البرنامجية لفترة السنتين 2016-2017 وسيُطلب اعتماد في سياق ذلك التقرير. وتجدر الإشارة إلى أن تقرير الأداء الثاني سيبيّن أيضا انخفاض تكاليف الاستئجار وتكاليف التشغيل ذات الصلة بمبلغ قدره 2.2 مليون دولار نتيجة إخلاء مبنى ديلي نيوز، وبالتالي ستبلغ قيمة صافي الاعتماد الإضافي المفروض على الدول الأعضاء 45.1 مليون دولار (في حال صُرف كامل المبلغ المأذون بالالتزام به). ٨2 - وفيما يتعلق بالاحتياجات من الموارد لعام 2018، يعتزم الأمين العام أن يدرجها في الميزانية البرنامجية المقترحة لفترة السنتين 2018-2019 بمبلغ 13.2 مليون دولار. وتجدر الإشارة إلى أن الميزانية المقترحة لفترة السنتين ستتضمن في الوقت نفسه موارد أقل لتكاليف الاستئجار والتكاليف التشغيلية المتصلة به قدرها 18.5 مليون دولار، وهو ما يعكس انخفاضا صافيا قدره 5.3 مليون دولار نتيجة تنفيذ مشروع الاستخدام المرن لأماكن العمل.
5 feet wideالجدول 6
6 feet wideالوفورات المتوقعة وتكاليف المشروع
6 feet wide(بدولارات الولايات المتحدة)
5 feet wideتكاليف المشروع
Panel heightsالوفورات
Colleague visibilityصافي (التكاليف)/ الوفورات التراكمية
Colleague visibilityالاعتماد الإضافي/ (المخفّض)
Partial seated privacy2015
Seated privacy5 220 866
Noise level/desk phone(5 220 866)
Loud;5 220 866
phone calls okay2016-2017
Loud;47 282 530
phone calls okay2 209 328
Moderate;(50 294 068)
phone calls okay45 073 202
Quiet;2018-2019
no desk phones provided13 206 000
Sit/stand18 462 310
A portion will be sit/stand(45 037 758)
A portion will be sit/stand(5 256 310)
A portion will be sit/stand2020-2021
A portion will be sit/stand25 218 572
Monitors(19 819 186)
Single(25 218 572)
Double as needed2022-2023
Double as needed25 218 572
Double as needed5 399 386 (25 218 572) المجموع
65 709 396 71 108 782 5 399 386 (5 399 386) حادي عشر - الخطوات المقبلة
٨3 - رهنا باستمرار تأييد الجمعية العامة، ستقوم الأمانة العامة بما يلي: (أ) البدء بالتخطيط التفصيلي وبالأعمال التحضيرية للمراحل التالية من خطة التنفيذ؛ (ب)
بالتوازي مع جهود التخطيط المفصّل المبذولة، الاستمرار في التواصل الموسع مع الإدارات وممثلي الموظفين وجميع أصحاب المصلحة المعنيين ومراعاة شواغلهم وتعديل خطط التنفيذ وفقا لذلك؛ (ج) مواصلة العمل في تعاون وثيق مع الفريق الذي يقوم بوضع نموذج تقديم الخدمات على الصعيد العالمي ومع مراكز العمل المعنية الأخرى، بما في ذلك مكتب الأمم المتحدة في جنيف، في ضوء قرار الجمعية العامة 69/274 ألف، الجزء السابع، الفقرة 10؛ (د) استنادا إلى الخبرات المكتسبة، التخطيط لمواصلة تنفيذ نظام الاستخدام المرن لأماكن العمل في المقر من أجل تحقيق المزيد من الترشيد والكفاءة في استخدام الحيز المكتبي وبالتالي إتاحة القدرة على تحقيق المزيد من الوفورات في تكاليف العقارات؛
(هـ) مواصلة وضع دراسات جدوى لاستيعاب تكاليف التنفيذ في السنوات التالية بالتخفيضات المحققة في تكاليف الاستئجار والتشغيل. ٨4 -
وسيبلّغ عن نتائج هذه الخطوات في التقرير المرحلي المقبل للأمين العام الذي سيقدّمه إلى الجمعية العامة في الجزء الرئيسي من دورتها الثانية والسبعين. ثاني عشر - الإجراءات المطلوب من الجمعية العامة اتخاذها ٨5 - يُطلب إلى الجمعية العامة أن:
(أ) أن تحيط علما بالتقدم المحرز منذ صدور التقرير الأخير عن تنفيذ نظام الاستخدام المرن لأماكن العمل في مقر الأمم المتحدة؛
(ب) أن توافق على التسلسل المنقح للمشروع، على النحو المبين في الفرع الثامن أعلاه، وتنفيذ الجدول الزمني للفترة الممتدة من عام 2016 إلى عام 2018؛ (ج)
أن توافق على الخطوات المقبلة لتنفيذ استراتيجيات الاستخدام المرن لأماكن العمل في الأمم المتحدة، على النحو المبين في الفرع الحادي عشر أعلاه؛ (د) أن تحيط علما بالتكلفة المقدرة المنقّحة للمشروع، على النحو المبين في الفرع العاشر أعلاه؛ (هـ)
أن توافق على استمرار ثلاث وظائف مؤقتة (1 ف-5، و 1 ف-4، و 1 من فئة الخدمات العامة (الرتب الأخرى) لفريق المشروع، ووظيفتين مؤقتتين إضافيتين من فئة الخدمات العامة (الرتب الأخرى)، اعتبارا من 1 نيسان/أبريل 2016؛ (و)
أن تأذن للأمين العام بالدخول في التزامات بمبلغ أقصاه 500 282 47 دولار في ما يتعلق بتكاليف المشروع في الفترة 2016-2017، على النحو المبين في الفقرة 80 أعلاه؛ (ز)
أن تطلب إلى الأمين العام أن يقدم التقرير المرحلي المقبل إلى الجمعية العامة في الجزء الرئيسي من دورتها الثانية والسبعين. المرفق تفاصيل أنواع أماكن العمل المرنة متحرّك
أساسي مرن هادئ
مكتب بعرض 60 بوصة، من دون لوح في الوسط ولا ألواح جانبية مكتب بعرض 72 بوصة، لوح في الوسط بارتفاع 42 بوصة ولوحان جانبيان من القماش بارتفاع 42 بوصة مكتب بعرض 72 بوصة، لوح في الوسط بارتفاع 54 بوصة ولوحان جانبيان من القماش بارتفاع 48 بوصة
مكتب بعرض 60 بوصة، لوح في الوسط بارتفاع 54 بوصة ولوحان جانبيان من القماش بارتفاع 54 بوصة أنماط العمل المناسبة/السياسة المتّبعة للاستخدام القصير الأجل؛ مناسب للتحاور بين أعضاء الأفرقة حسب الاقتضاء لعمل الأفرقة بشكل أساسي؛
مناسب للعمل الفردي حسب الاقتضاء للعمل الفردي بصورة أساسية؛ التركيز على الخصوصية للعمل الذي يستلزم تركيزا بصورة أساسية: غير مناسب للعمل التعاوني النسبة المئوية
٥-١٠ صفر-٨٠ صفر-٨٠ ١٥-٢٥ حركة المشاة/الموقع
حركة كثيرة؛ المكاتب مجمّعة قرب مدخل الطابق مكاتب أخرى موزّعة في الطابق حركة كثيرة؛ حيّز عام مفتوح؛
بالقرب من مكاتب المديرين (الرتبة مـد) أو مناطق المكاتب المتحرّكة حركة قليلة؛ في أماكن منزوية حركة قليلة؛ في الجانب الغربي من المبنى
عدد المكاتب لكل مجموعة ١-١٠ ١-٨ ١-٨ ١-٤
الحجم المعتاد العرض 5 أقدام العرض 6 أقدام العرض 6 أقدام العرض 5 أقدام
ارتفاع الألواح إمكانية رؤية الزملاء إمكانية رؤية الزملاء خصوصية جزئية في وضع الجلوس خصوصية في وضع الجلوس
مستوى الضوضاء/وجود هاتف على المكتب مرتفع؛ المكالمات الهاتفية مسموحة مرتفع؛ المكالمات الهاتفية مسموحة
معتدل؛ المكالمات الهاتفية مسموحة هادئ؛ الهواتف المكتبية غير متوفرة الجلوس/الوقوف
سيخصص جزء للجلوس/ الوقوف سيخصص جزء للجلوس/ الوقوف سيخصص جزء للجلوس/ الوقوف سيخصص جزء للجلوس/ الوقوف
عدد الشاشات واحدة شاشتان حسب الحاجة شاشتان حسب الحاجة شاشتان حسب الحاجة